1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Scents by Bowie is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens
die onder deze privacyverklaring vallen.

In deze privacyverklaring duiden wij de onderneming verder aan als
“Scents by Bowie”, “wij”, “ons” of “onze”.

2. Op wie is deze Privacyverklaring UGC-creators van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer je:

• het sollicitatie- of aanmeldformulier voor creators invult;
• per e-mail, social media of op een andere manier contact met ons opneemt over een samenwerking;
• portfolio-items, voorbeelden of socialmediaprofielen aan ons verstrekt;
• door ons wordt benaderd voor een mogelijke opdracht;
• wordt opgenomen in ons creatorbestand voor toekomstige opdrachten;
• een opdracht of samenwerking met Scents by Bowie aangaat;
• content voor Scents by Bowie maakt, aanlevert of publiceert;
• een vergoeding, product of andere tegenprestatie van ons ontvangt.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij precies verwerken, hangt af van je aanmelding en de eventuele
samenwerking. Daarnaast kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken.

3.1. Identiteits- en contactgegevens

• voornaam en achternaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• woonplaats en, wanneer nodig, adresgegevens;
• geboortedatum of leeftijd, wanneer dit nodig is om je leeftijd te controleren;
• bedrijfsnaam, wanneer je vanuit een onderneming werkt;
• Kamer van Koophandel-nummer en btw-identificatienummer, indien van toepassing.

3.2. Gegevens over je aanmelding

• je motivatie om met Scents by Bowie samen te werken;
• je beschikbaarheid;
• je voorkeur voor bepaalde soorten opdrachten of samenwerkingen;
• je creatieve ideeën en voorgestelde concepten;
• informatie over je ervaring als creator of influencer;
• antwoorden die je in het sollicitatie- of aanmeldformulier invult;
• overige informatie die je zelf tijdens de aanmelding verstrekt.

3.3. Socialmedia- en portfoliogegevens

• gebruikersnamen en links naar je socialmediaprofielen;
• door jou aangeleverde foto’s, video’s en andere portfolio-items;
• informatie over je doelgroep, bereik en betrokkenheid;
• volgersaantallen, weergaven, interacties en andere campagneresultaten;
• informatie die openbaar zichtbaar is op de door jou opgegeven socialmediaprofielen;
• eventuele screenshots of mediakits die je aan ons verstrekt.

3.4. Gegevens over opdrachten en communicatie

• e-mails, berichten en andere correspondentie met Scents by Bowie;
• briefings, voorstellen en opdrachtbevestigingen;
• afspraken over vergoeding, gebruiksrechten, deadlines en publicaties;
• correcties, feedback en goedkeuringen;
• informatie over de uitvoering en voortgang van een opdracht;
• klachten, vragen en eventuele geschillen.

3.5. Content- en publicatiegegevens

• foto’s, video’s, teksten, audio, voice-overs en andere aangeleverde content;
• je naam, gebruikersnaam, portret, stem en optreden wanneer deze in de content voorkomen;
• ruwe en bewerkte bestanden;
• publicatiedata en links naar gepubliceerde content;
• campagneresultaten en statistieken, wanneer is afgesproken dat je deze verstrekt.

3.6. Financiële en administratieve gegevens

• bankrekeningnummer en tenaamstelling;
• facturen, kwitanties en betalingsverzoeken;
• bedragen, productvergoedingen, commissies en andere tegenprestaties;
• gegevens die nodig zijn voor onze financiële en fiscale administratie;
• informatie over uitgevoerde en betaalde opdrachten.

3.7. Technische gegevens

Wanneer je onze website of het aanmeldformulier gebruikt, kunnen wij daarnaast technische
gegevens verwerken, zoals:

• IP-adres;
• datum en tijdstip van je bezoek of inzending;
• browser- en apparaatgegevens;
• technische loggegevens;
• informatie over het functioneren en beveiligen van het formulier en de website.

4. Hoe verkrijgen wij je persoonsgegevens?

Allereerst verkrijgen wij persoonsgegevens rechtstreeks van jou wanneer je:

• een formulier op onze website invult;
• ons een e-mail of bericht stuurt;
• documenten, mediakits of portfolio-items uploadt of toestuurt;
• met ons communiceert over een mogelijke of bestaande opdracht;
• een factuur, kwitantie of betalingsverzoek indient;
• content of campagneresultaten aanlevert.

Daarnaast kunnen wij informatie bekijken die openbaar beschikbaar is op de
socialmediaprofielen of websites die je zelf aan ons hebt doorgegeven. Wij bekijken
alleen informatie die redelijkerwijs relevant is voor de beoordeling. Daarbij kijken
wij of je past bij Scents by Bowie en bij een bepaalde opdracht.

Wij proberen geen toegang te verkrijgen tot afgeschermde socialmediaprofielen.
Bovendien gebruiken wij geen informatie waarvoor je ons geen toegang hebt gegeven.

5. Voor welke doeleinden gebruiken wij je gegevens?

Concreet gebruiken wij je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het ontvangen en administreren van je aanmelding;
• het beoordelen van je motivatie, ervaring, stijl, doelgroep en beschikbaarheid;
• het bekijken en beoordelen van je portfolio en socialmediaprofielen;
• het selecteren van creators en influencers voor opdrachten;
• het opnemen van contact met je over je aanmelding;
• het voorbereiden, aanbieden en uitvoeren van een opdracht;
• het versturen van producten die voor een opdracht nodig zijn;
• het maken en vastleggen van afspraken over content en gebruiksrechten;
• het beoordelen, gebruiken en publiceren van overeengekomen content;
• het betalen van vergoedingen en verwerken van facturen;
• het uitvoeren van onze administratie en wettelijke verplichtingen;
• het behandelen van vragen, klachten en geschillen;
• het voorkomen van fraude, misbruik en onjuiste informatie;
• het beveiligen en technisch laten functioneren van onze website en formulieren;
• het benaderen van geschikte creators voor toekomstige opdrachten, wanneer daarvoor toestemming is gegeven.

6. Op welke grondslagen verwerken wij je gegevens?

Wij mogen persoonsgegevens alleen verwerken wanneer daarvoor een geldige wettelijke
grondslag bestaat. Daarom verwerken wij je persoonsgegevens, afhankelijk van de
situatie, op basis van een of meer van de volgende grondslagen.

6.1. Voorbereiding en uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken gegevens wanneer dit nodig is om je aanmelding te beoordelen. Vervolgens
gebruiken wij gegevens om afspraken over een mogelijke opdracht te maken en een
overeengekomen opdracht uit te voeren.

6.2. Wettelijke verplichting

Daarnaast moeten wij sommige gegevens verwerken of bewaren omdat wij daartoe wettelijk
verplicht zijn. Dit geldt bijvoorbeeld voor bepaalde factuur-, betaal- en
administratieve gegevens.

6.3. Gerechtvaardigd belang

Bovendien kunnen wij gegevens verwerken omdat wij een gerechtvaardigd bedrijfsbelang
hebben. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor:

• het beoordelen of een creator aansluit bij ons merk en onze doelgroep;
• het raadplegen van relevante, openbaar beschikbare socialmediagegevens;
• het beveiligen van onze website en formulieren;
• het voorkomen van fraude en misbruik;
• het bewaren van bewijs van gemaakte afspraken en verleende gebruiksrechten;
• het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische aanspraken.

Daarbij wegen wij bij een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang ons belang
af tegen jouw privacybelang.

6.4. Toestemming

Daarnaast vragen wij voor bepaalde verwerkingen afzonderlijk toestemming. Dit geldt
bijvoorbeeld wanneer wij je gegevens na afloop van een sollicitatieprocedure willen
bewaren. Daardoor kunnen wij je later voor een andere opdracht benaderen.

Je kunt een gegeven toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van
toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Daardoor worden eerdere verwerkingen
niet automatisch onrechtmatig.

7. Ben je verplicht gegevens te verstrekken?

Je bepaalt zelf of je je bij ons wilt aanmelden. Gegevens die in het formulier als
verplicht zijn aangeduid, hebben wij nodig om je aanmelding te beoordelen. Daarnaast
hebben wij deze gegevens nodig om contact met je op te nemen.

Wanneer je de noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kunnen wij je aanmelding mogelijk
niet behandelen. Ook kunnen wij dan mogelijk geen opdracht met je aangaan. Daarentegen hoef je optionele
gegevens niet te verstrekken.

8. Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

In beginsel vragen wij bij een normale aanmelding niet om bijzondere of gevoelige
persoonsgegevens. Het gaat bijvoorbeeld om informatie over je gezondheid, geloof,
politieke voorkeur, seksuele leven, strafrechtelijk verleden of burgerservicenummer.

Stuur dergelijke gegevens daarom niet mee. Doe dit alleen wanneer wij hier in een
uitzonderlijke situatie uitdrukkelijk om vragen en een geldige wettelijke grondslag
bestaat.

Controleer daarnaast portfolio-items en bestanden voordat je deze verstuurt. Zorg
ervoor dat daarin geen identiteitsbewijzen, burgerservicenummers, medische informatie
of andere onnodige gevoelige gegevens zichtbaar zijn.

9. Minderjarige creators

De aanmeldprocedure is in beginsel bedoeld voor creators van achttien jaar of ouder.

Scents by Bowie kan alleen met een minderjarige samenwerken wanneer dit vooraf met ons
is besproken. Daarnaast moet de ouder of wettelijke vertegenwoordiger schriftelijk
toestemming geven. Ook moet de samenwerking voldoen aan de toepasselijke wettelijke
verplichtingen.

Wanneer wij ontdekken dat een minderjarige zonder de benodigde toestemming
persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, kunnen wij de aanmelding beëindigen.
Vervolgens kunnen wij de betreffende gegevens verwijderen.

10. Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij deze
hebben verzameld. Soms moeten wij gegevens echter langer bewaren vanwege een wettelijke
verplichting, een lopende overeenkomst of een juridisch geschil.

10.1. Niet-geselecteerde creators

Wanneer je niet wordt geselecteerd voor een opdracht, verwijderen wij de gegevens van
je aanmelding in beginsel uiterlijk vier weken nadat de betreffende selectieprocedure
is afgerond.

10.2. Creatorbestand voor toekomstige opdrachten

Wanneer je daarvoor afzonderlijk toestemming geeft, mogen wij je gegevens maximaal
twaalf maanden bewaren. Daardoor kunnen wij je benaderen voor toekomstige opdrachten.
Na deze periode verwijderen wij de gegevens of vragen wij opnieuw toestemming.

Daarnaast kun je je toestemming eerder intrekken door een e-mail te sturen naar
info@scentsbybowie.com.

10.3. Geselecteerde creators en uitgevoerde opdrachten

Gegevens die nodig zijn voor een lopende samenwerking bewaren wij gedurende de
samenwerking. Daarna kunnen wij opdrachtbevestigingen, correspondentie en bewijs van
afspraken over gebruiksrechten bewaren. Wij doen dit zolang dat redelijkerwijs nodig is
om afspraken uit te voeren of juridische aanspraken vast te stellen, uit te oefenen of
te verdedigen.

10.4. Financiële administratie

Daarnaast bewaren wij facturen, betalingen, kwitanties en andere gegevens die onderdeel
zijn van onze fiscale administratie in beginsel zeven jaar.

10.5. Content en gebruiksrechten

Wij bewaren en gebruiken aangeleverde en goedgekeurde content gedurende de termijn en
voor de doeleinden die in de opdrachtbevestiging of overeenkomst zijn afgesproken.

Daarnaast kunnen wij gegevens langer bewaren wanneer die nodig zijn om verleende
auteurs-, gebruiks- en portretrechten aan te tonen. Deze bewaartermijn kan langer zijn
dan de actieve campagneperiode.

10.6. Technische en beveiligingsgegevens

Ten slotte bewaren wij technische log- en beveiligingsgegevens niet langer dan nodig is
voor beveiliging, foutopsporing en het voorkomen van misbruik.

11. Delen wij je persoonsgegevens met anderen?

Wij verkopen je persoonsgegevens niet. Daarnaast delen wij gegevens alleen wanneer dat
nodig is voor de aanmelding, de uitvoering van een opdracht, onze bedrijfsvoering of
een wettelijke verplichting.

Wij kunnen gegevens delen met:

• hosting-, website- en formulierdienstverleners;
• e-mail- en communicatiedienstverleners;
• cloudopslag- en softwareleveranciers;
• boekhouders en administratieve dienstverleners;
• banken en betaaldienstverleners;
• verzenddienstverleners wanneer wij een product naar je toesturen;
• marketing-, productie- of advertentiepartners die bij een opdracht betrokken zijn;
• juridische, fiscale en andere professionele adviseurs;
• verzekeraars, toezichthouders, opsporingsinstanties en overheidsorganen wanneer dit wettelijk noodzakelijk is.

Dienstverleners die persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerken, mogen
deze gegevens alleen gebruiken voor de afgesproken werkzaamheden. Bovendien moeten zij
passende beveiligingsmaatregelen treffen.

Wanneer je content zelf op een socialmediaplatform publiceert, verwerkt dat platform
eveneens persoonsgegevens volgens zijn eigen privacyvoorwaarden. Hetzelfde geldt
wanneer wij content volgens de gemaakte afspraken via een socialmediaplatform gebruiken.

12. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Daarnaast kunnen sommige door ons gebruikte dienstverleners of socialmediaplatforms
persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer dit gebeurt, gebruiken wij voor zover wij daarvoor verantwoordelijk zijn een
geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om
een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

13. Beveiliging van persoonsgegevens

Daarom nemen wij passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens
te beschermen. Daarmee beperken wij het risico op verlies, misbruik, onbevoegde toegang,
ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Deze maatregelen bestaan, afhankelijk van de verwerking, onder andere uit:

• een beveiligde verbinding met onze website;
• beveiligde accounts en wachtwoorden;
• beperking van toegang tot personen die de gegevens nodig hebben;
• regelmatige software- en beveiligingsupdates;
• back-ups en technische beveiligingsmaatregelen;
• afspraken met externe dienstverleners over vertrouwelijkheid en beveiliging.

Ondanks deze maatregelen kan geen enkele digitale verwerking volledig zonder risico
zijn. Vermoed je dat je persoonsgegevens niet goed zijn beveiligd of dat sprake is van
misbruik? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via
info@scentsbybowie.com.

14. Cookies en websitegegevens

Op onze website kunnen wij functionele, analytische en andere cookies of vergelijkbare
technieken gebruiken. Daarbij zijn functionele cookies nodig om de website en formulieren goed
te laten werken.

Voor cookies waarvoor toestemming is vereist, vragen wij daarom toestemming via de
cookie-instellingen op onze website. Daarnaast vind je meer informatie over het algemene
websitegebruik en cookies in het
algemene privacybeleid van Scents by Bowie.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

Scents by Bowie neemt geen besluiten over de selectie van creators die uitsluitend op
geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en juridische of vergelijkbare ingrijpende
gevolgen hebben.

Daarom beoordeelt een persoon de aanmeldingen, portfolio’s, socialmediaprofielen en
statistieken. Daarnaast kunnen wij technische systemen gebruiken voor bijvoorbeeld
formulierverwerking, spamdetectie, beveiliging en administratie.

16. Intrekken van een aanmelding

Je kunt je aanmelding op ieder moment intrekken door contact met ons op te nemen via
info@scentsbybowie.com.

Na intrekking verwijderen wij de gegevens die uitsluitend voor de aanmelding nodig
waren. Wij kunnen bepaalde gegevens echter nog bewaren vanwege een wettelijke
verplichting, een reeds gesloten overeenkomst of de afhandeling van een geschil.

17. Je privacyrechten

Je hebt, afhankelijk van de omstandigheden, het recht om:

• te weten welke persoonsgegevens wij van je verwerken;
• inzage te krijgen in je persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• je persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van je gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• je toestemming in te trekken;
• bepaalde gegevens in een gestructureerd en machineleesbaar formaat te ontvangen;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kan worden ingediend via
info@scentsbybowie.com. Beschrijf in je
verzoek zo duidelijk mogelijk op welke gegevens en welk recht het verzoek betrekking
heeft.

Vervolgens reageren wij in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of wanneer
meerdere verzoeken tegelijk zijn ingediend, kan deze termijn volgens de wet worden
verlengd. Wij informeren je wanneer daarvan sprake is.

Daarom kunnen wij, om misbruik te voorkomen, aanvullende informatie vragen om je
identiteit vast te stellen. Stuur daarom niet uit eigen beweging een volledige kopie van je
identiteitsbewijs mee.

Toch betekent een verzoek tot verwijdering niet altijd dat wij alle gegevens direct
moeten of mogen wissen. Wij kunnen gegevens bijvoorbeeld nog nodig hebben voor onze wettelijke
administratie, de uitvoering van een overeenkomst, het aantonen van overeengekomen
gebruiksrechten of een juridisch geschil.

18. Verwijdering van gepubliceerde content

Foto’s, video’s, geluidsopnamen en andere content waarin je herkenbaar voorkomt, kunnen
persoonsgegevens bevatten.

Daarentegen leidt een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens niet automatisch tot
beëindiging van auteursrechten, gebruiksrechten of portrettoestemming die in een
opdrachtbevestiging of overeenkomst zijn vastgelegd.

Wanneer je bezwaar hebt tegen het gebruik van bepaalde content, neem dan contact met
ons op. Vervolgens beoordelen wij het verzoek aan de hand van de gemaakte afspraken, de
toepasselijke wetgeving en de belangen van beide partijen.

19. Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan
eerst contact met ons op via
info@scentsbybowie.com. Daardoor kunnen wij
de klacht onderzoeken en proberen op te lossen.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de
Autoriteit Persoonsgegevens.

20. Wijzigingen in deze Privacyverklaring UGC-creators

Scents by Bowie kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze werkwijze, diensten
of wettelijke verplichtingen veranderen.

Wij plaatsen de meest recente versie op onze website. Daarnaast staat bovenaan de
verklaring wanneer deze voor het laatst is gewijzigd. Wanneer een wijziging belangrijke gevolgen
heeft voor creators met wie wij actief samenwerken, informeren wij hen waar
redelijkerwijs mogelijk ook rechtstreeks.

21. Vragen over de Privacyverklaring UGC-creators en contact

Heb je vragen over deze Privacyverklaring UGC-creators en influencers
of over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan contact op via: