1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Scents by Bowie is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens
die onder deze privacyverklaring vallen.

In deze privacyverklaring duiden wij de onderneming verder aan als
“Scents by Bowie”, “wij”, “ons” of “onze”.

2. Op wie is deze Privacyverklaring UGC-creators van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer je:

• het sollicitatie- of aanmeldformulier voor creators invult;
• per e-mail, social media of op een andere manier contact met ons opneemt over een samenwerking;
• portfolio-items, voorbeelden of socialmediaprofielen aan ons verstrekt;
• door ons wordt benaderd voor een mogelijke opdracht;
• wordt opgenomen in ons creatorbestand voor toekomstige opdrachten;
• een opdracht of samenwerking met Scents by Bowie aangaat;
• content voor Scents by Bowie maakt, aanlevert of publiceert;
• een vergoeding, product of andere tegenprestatie van ons ontvangt.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij precies verwerken, hangt af van je aanmelding en de eventuele
samenwerking. Daarnaast kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken.

3.1. Identiteits- en contactgegevens

• voornaam en achternaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• woonplaats en, wanneer nodig, adresgegevens;
• geboortedatum of leeftijd, wanneer dit nodig is om je leeftijd te controleren;
• bedrijfsnaam, wanneer je vanuit een onderneming werkt;
• Kamer van Koophandel-nummer en btw-identificatienummer, indien van toepassing.

3.2. Gegevens over je aanmelding

• je motivatie om met Scents by Bowie samen te werken;
• je beschikbaarheid;
• je voorkeur voor bepaalde soorten opdrachten of samenwerkingen;
• je creatieve ideeën en voorgestelde concepten;
• informatie over je ervaring als creator of influencer;
• antwoorden die je in het sollicitatie- of aanmeldformulier invult;
• overige informatie die je zelf tijdens de aanmelding verstrekt.

3.3. Socialmedia- en portfoliogegevens

• gebruikersnamen en links naar je socialmediaprofielen;
• door jou aangeleverde foto’s, video’s en andere portfolio-items;
• informatie over je doelgroep, bereik en betrokkenheid;
• volgersaantallen, weergaven, interacties en andere campagneresultaten;
• informatie die openbaar zichtbaar is op de door jou opgegeven socialmediaprofielen;
• eventuele screenshots of mediakits die je aan ons verstrekt.

3.4. Gegevens over opdrachten en communicatie

• e-mails, berichten en andere correspondentie met Scents by Bowie;
• briefings, voorstellen en opdrachtbevestigingen;
• afspraken over vergoeding, gebruiksrechten, deadlines en publicaties;
• correcties, feedback en goedkeuringen;
• informatie over de uitvoering en voortgang van een opdracht;
• klachten, vragen en eventuele geschillen.

3.5. Content- en publicatiegegevens

• foto’s, video’s, teksten, audio, voice-overs en andere aangeleverde content;
• je naam, gebruikersnaam, portret, stem en optreden wanneer deze in de content voorkomen;
• ruwe en bewerkte bestanden;
• publicatiedata en links naar gepubliceerde content;
• campagneresultaten en statistieken, wanneer is afgesproken dat je deze verstrekt.

3.6. Financiële en administratieve gegevens

• bankrekeningnummer en tenaamstelling;
• facturen, kwitanties en betalingsverzoeken;
• bedragen, productvergoedingen, commissies en andere tegenprestaties;
• gegevens die nodig zijn voor onze financiële en fiscale administratie;
• informatie over uitgevoerde en betaalde opdrachten.

3.7. Technische gegevens

Wanneer je onze website of het aanmeldformulier gebruikt, kunnen wij daarnaast technische
gegevens verwerken, zoals:

• IP-adres;
• datum en tijdstip van je bezoek of inzending;
• browser- en apparaatgegevens;
• technische loggegevens;
• informatie over het functioneren en beveiligen van het formulier en de website.

4. Hoe verkrijgen wij je persoonsgegevens?

Allereerst verkrijgen wij persoonsgegevens rechtstreeks van jou wanneer je:

• een formulier op onze website invult;
• ons een e-mail of bericht stuurt;
• documenten, mediakits of portfolio-items uploadt of toestuurt;
• met ons communiceert over een mogelijke of bestaande opdracht;
• een factuur, kwitantie of betalingsverzoek indient;
• content of campagneresultaten aanlevert.

Daarnaast kunnen wij informatie bekijken die openbaar beschikbaar is op de
socialmediaprofielen of websites die je zelf aan ons hebt doorgegeven. Wij bekijken
alleen informatie die redelijkerwijs relevant is voor de beoordeling. Daarbij kijken
wij of je past bij Scents by Bowie en bij een bepaalde opdracht.

Wij proberen geen toegang te verkrijgen tot afgeschermde socialmediaprofielen.
Bovendien gebruiken wij geen informatie waarvoor je ons geen toegang hebt gegeven.

5. Voor welke doeleinden gebruiken wij je gegevens?

Concreet gebruiken wij je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het ontvangen en administreren van je aanmelding;
• het beoordelen van je motivatie, ervaring, stijl, doelgroep en beschikbaarheid;
• het bekijken en beoordelen van je portfolio en socialmediaprofielen;
• het selecteren van creators en influencers voor opdrachten;
• het opnemen van contact met je over je aanmelding;
• het voorbereiden, aanbieden en uitvoeren van een opdracht;
• het versturen van producten die voor een opdracht nodig zijn;
• het maken en vastleggen van afspraken over content en gebruiksrechten;
• het beoordelen, gebruiken en publiceren van overeengekomen content;
• het betalen van vergoedingen en verwerken van facturen;
• het uitvoeren van onze administratie en wettelijke verplichtingen;
• het behandelen van vragen, klachten en geschillen;
• het voorkomen van fraude, misbruik en onjuiste informatie;
• het beveiligen en technisch laten functioneren van onze website en formulieren;
• het benaderen van geschikte creators voor toekomstige opdrachten, wanneer daarvoor toestemming is gegeven.

6. Op welke grondslagen verwerken wij je gegevens?

Wij mogen persoonsgegevens alleen verwerken wanneer daarvoor een geldige wettelijke
grondslag bestaat. Daarom verwerken wij je persoonsgegevens, afhankelijk van de
situatie, op basis van een of meer van de volgende grondslagen.

6.1. Voorbereiding en uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken gegevens wanneer dit nodig is om je aanmelding te beoordelen. Vervolgens
gebruiken wij gegevens om afspraken over een mogelijke opdracht te maken en een
overeengekomen opdracht uit te voeren.

6.2. Wettelijke verplichting

Daarnaast moeten wij sommige gegevens verwerken of bewaren omdat wij daartoe wettelijk
verplicht zijn. Dit geldt bijvoorbeeld voor bepaalde factuur-, betaal- en
administratieve gegevens.

6.3. Gerechtvaardigd belang

Bovendien kunnen wij gegevens verwerken omdat wij een gerechtvaardigd bedrijfsbelang
hebben. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor:

• het beoordelen of een creator aansluit bij ons merk en onze doelgroep;
• het raadplegen van relevante, openbaar beschikbare socialmediagegevens;
• het beveiligen van onze website en formulieren;
• het voorkomen van fraude en misbruik;
• het bewaren van bewijs van gemaakte afspraken en verleende gebruiksrechten;
• het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische aanspraken.

Daarbij wegen wij bij een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang ons belang
af tegen jouw privacybelang.

6.4. Toestemming

Daarnaast vragen wij voor bepaalde verwerkingen afzonderlijk toestemming. Dit geldt
bijvoorbeeld wanneer wij je gegevens na afloop van een sollicitatieprocedure willen
bewaren. Daardoor kunnen wij je later voor een andere opdracht benaderen.

Je kunt een gegeven toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van
toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Daardoor worden eerdere verwerkingen
niet automatisch onrechtmatig.

7. Ben je verplicht gegevens te verstrekken?

Je bepaalt zelf of je je bij ons wilt aanmelden. Gegevens die in het formulier als
verplicht zijn aangeduid, hebben wij nodig om je aanmelding te beoordelen. Daarnaast
hebben wij deze gegevens nodig om contact met je op te nemen.

Wanneer je de noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kunnen wij je aanmelding mogelijk
niet behandelen. Ook kunnen wij dan mogelijk geen opdracht met je aangaan. Daarentegen hoef je optionele
gegevens niet te verstrekken.

8. Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

In beginsel vragen wij bij een normale aanmelding niet om bijzondere of gevoelige
persoonsgegevens. Het gaat bijvoorbeeld om informatie over je gezondheid, geloof,
politieke voorkeur, seksuele leven, strafrechtelijk verleden of burgerservicenummer.

Stuur dergelijke gegevens daarom niet mee. Doe dit alleen wanneer wij hier in een
uitzonderlijke situatie uitdrukkelijk om vragen en een geldige wettelijke grondslag
bestaat.

Controleer daarnaast portfolio-items en bestanden voordat je deze verstuurt. Zorg
ervoor dat daarin geen identiteitsbewijzen, burgerservicenummers, medische informatie
of andere onnodige gevoelige gegevens zichtbaar zijn.

9. Minderjarige creators

De aanmeldprocedure is in beginsel bedoeld voor creators van achttien jaar of ouder.

Scents by Bowie kan alleen met een minderjarige samenwerken wanneer dit vooraf met ons
is besproken. Daarnaast moet de ouder of wettelijke vertegenwoordiger schriftelijk
toestemming geven. Ook moet de samenwerking voldoen aan de toepasselijke wettelijke
verplichtingen.

Wanneer wij ontdekken dat een minderjarige zonder de benodigde toestemming
persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, kunnen wij de aanmelding beëindigen.
Vervolgens kunnen wij de betreffende gegevens verwijderen.

10. Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij deze
hebben verzameld. Soms moeten wij gegevens echter langer bewaren vanwege een wettelijke
verplichting, een lopende overeenkomst of een juridisch geschil.

10.1. Niet-geselecteerde creators

Wanneer je niet wordt geselecteerd voor een opdracht, verwijderen wij de gegevens van
je aanmelding in beginsel uiterlijk vier weken nadat de betreffende selectieprocedure
is afgerond.

10.2. Creatorbestand voor toekomstige opdrachten

Wanneer je daarvoor afzonderlijk toestemming geeft, mogen wij je gegevens maximaal
twaalf maanden bewaren. Daardoor kunnen wij je benaderen voor toekomstige opdrachten.
Na deze periode verwijderen wij de gegevens of vragen wij opnieuw toestemming.

Daarnaast kun je je toestemming eerder intrekken door een e-mail te sturen naar
info@scentsbybowie.com.

10.3. Geselecteerde creators en uitgevoerde opdrachten

Gegevens die nodig zijn voor een lopende samenwerking bewaren wij gedurende de
samenwerking. Daarna kunnen wij opdrachtbevestigingen, correspondentie en bewijs van
afspraken over gebruiksrechten bewaren. Wij doen dit zolang dat redelijkerwijs nodig is
om afspraken uit te voeren of juridische aanspraken vast te stellen, uit te oefenen of
te verdedigen.

10.4. Financiële administratie

Daarnaast bewaren wij facturen, betalingen, kwitanties en andere gegevens die onderdeel
zijn van onze fiscale administratie in beginsel zeven jaar.

10.5. Content en gebruiksrechten

Wij bewaren en gebruiken aangeleverde en goedgekeurde content gedurende de termijn en
voor de doeleinden die in de opdrachtbevestiging of overeenkomst zijn afgesproken.

Daarnaast kunnen wij gegevens langer bewaren wanneer die nodig zijn om verleende
auteurs-, gebruiks- en portretrechten aan te tonen. Deze bewaartermijn kan langer zijn
dan de actieve campagneperiode.

10.6. Technische en beveiligingsgegevens

Ten slotte bewaren wij technische log- en beveiligingsgegevens niet langer dan nodig is
voor beveiliging, foutopsporing en het voorkomen van misbruik.

11. Delen wij je persoonsgegevens met anderen?

Wij verkopen je persoonsgegevens niet. Daarnaast delen wij gegevens alleen wanneer dat
nodig is voor de aanmelding, de uitvoering van een opdracht, onze bedrijfsvoering of
een wettelijke verplichting.

Wij kunnen gegevens delen met:

• hosting-, website- en formulierdienstverleners;
• e-mail- en communicatiedienstverleners;
• cloudopslag- en softwareleveranciers;
• boekhouders en administratieve dienstverleners;
• banken en betaaldienstverleners;
• verzenddienstverleners wanneer wij een product naar je toesturen;
• marketing-, productie- of advertentiepartners die bij een opdracht betrokken zijn;
• juridische, fiscale en andere professionele adviseurs;
• verzekeraars, toezichthouders, opsporingsinstanties en overheidsorganen wanneer dit wettelijk noodzakelijk is.

Dienstverleners die persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerken, mogen
deze gegevens alleen gebruiken voor de afgesproken werkzaamheden. Bovendien moeten zij
passende beveiligingsmaatregelen treffen.

Wanneer je content zelf op een socialmediaplatform publiceert, verwerkt dat platform
eveneens persoonsgegevens volgens zijn eigen privacyvoorwaarden. Hetzelfde geldt
wanneer wij content volgens de gemaakte afspraken via een socialmediaplatform gebruiken.

12. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Daarnaast kunnen sommige door ons gebruikte dienstverleners of socialmediaplatforms
persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer dit gebeurt, gebruiken wij voor zover wij daarvoor verantwoordelijk zijn een
geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om
een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

13. Beveiliging van persoonsgegevens

Daarom nemen wij passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens
te beschermen. Daarmee beperken wij het risico op verlies, misbruik, onbevoegde toegang,
ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Deze maatregelen bestaan, afhankelijk van de verwerking, onder andere uit:

• een beveiligde verbinding met onze website;
• beveiligde accounts en wachtwoorden;
• beperking van toegang tot personen die de gegevens nodig hebben;
• regelmatige software- en beveiligingsupdates;
• back-ups en technische beveiligingsmaatregelen;
• afspraken met externe dienstverleners over vertrouwelijkheid en beveiliging.

Ondanks deze maatregelen kan geen enkele digitale verwerking volledig zonder risico
zijn. Vermoed je dat je persoonsgegevens niet goed zijn beveiligd of dat sprake is van
misbruik? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via
info@scentsbybowie.com.

14. Cookies en websitegegevens

Op onze website kunnen wij functionele, analytische en andere cookies of vergelijkbare
technieken gebruiken. Daarbij zijn functionele cookies nodig om de website en formulieren goed
te laten werken.

Voor cookies waarvoor toestemming is vereist, vragen wij daarom toestemming via de
cookie-instellingen op onze website. Daarnaast vind je meer informatie over het algemene
websitegebruik en cookies in het
algemene privacybeleid van Scents by Bowie.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

Scents by Bowie neemt geen besluiten over de selectie van creators die uitsluitend op
geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en juridische of vergelijkbare ingrijpende
gevolgen hebben.

Daarom beoordeelt een persoon de aanmeldingen, portfolio’s, socialmediaprofielen en
statistieken. Daarnaast kunnen wij technische systemen gebruiken voor bijvoorbeeld
formulierverwerking, spamdetectie, beveiliging en administratie.

16. Intrekken van een aanmelding

Je kunt je aanmelding op ieder moment intrekken door contact met ons op te nemen via
info@scentsbybowie.com.

Na intrekking verwijderen wij de gegevens die uitsluitend voor de aanmelding nodig
waren. Wij kunnen bepaalde gegevens echter nog bewaren vanwege een wettelijke
verplichting, een reeds gesloten overeenkomst of de afhandeling van een geschil.

17. Je privacyrechten

Je hebt, afhankelijk van de omstandigheden, het recht om:

• te weten welke persoonsgegevens wij van je verwerken;
• inzage te krijgen in je persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• je persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van je gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• je toestemming in te trekken;
• bepaalde gegevens in een gestructureerd en machineleesbaar formaat te ontvangen;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kan worden ingediend via
info@scentsbybowie.com. Beschrijf in je
verzoek zo duidelijk mogelijk op welke gegevens en welk recht het verzoek betrekking
heeft.

Vervolgens reageren wij in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of wanneer
meerdere verzoeken tegelijk zijn ingediend, kan deze termijn volgens de wet worden
verlengd. Wij informeren je wanneer daarvan sprake is.

Daarom kunnen wij, om misbruik te voorkomen, aanvullende informatie vragen om je
identiteit vast te stellen. Stuur daarom niet uit eigen beweging een volledige kopie van je
identiteitsbewijs mee.

Toch betekent een verzoek tot verwijdering niet altijd dat wij alle gegevens direct
moeten of mogen wissen. Wij kunnen gegevens bijvoorbeeld nog nodig hebben voor onze wettelijke
administratie, de uitvoering van een overeenkomst, het aantonen van overeengekomen
gebruiksrechten of een juridisch geschil.

18. Verwijdering van gepubliceerde content

Foto’s, video’s, geluidsopnamen en andere content waarin je herkenbaar voorkomt, kunnen
persoonsgegevens bevatten.

Daarentegen leidt een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens niet automatisch tot
beëindiging van auteursrechten, gebruiksrechten of portrettoestemming die in een
opdrachtbevestiging of overeenkomst zijn vastgelegd.

Wanneer je bezwaar hebt tegen het gebruik van bepaalde content, neem dan contact met
ons op. Vervolgens beoordelen wij het verzoek aan de hand van de gemaakte afspraken, de
toepasselijke wetgeving en de belangen van beide partijen.

19. Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan
eerst contact met ons op via
info@scentsbybowie.com. Daardoor kunnen wij
de klacht onderzoeken en proberen op te lossen.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de
Autoriteit Persoonsgegevens.

20. Wijzigingen in deze Privacyverklaring UGC-creators

Scents by Bowie kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze werkwijze, diensten
of wettelijke verplichtingen veranderen.

Wij plaatsen de meest recente versie op onze website. Daarnaast staat bovenaan de
verklaring wanneer deze voor het laatst is gewijzigd. Wanneer een wijziging belangrijke gevolgen
heeft voor creators met wie wij actief samenwerken, informeren wij hen waar
redelijkerwijs mogelijk ook rechtstreeks.

21. Vragen over de Privacyverklaring UGC-creators en contact

Heb je vragen over deze Privacyverklaring UGC-creators en influencers
of over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan contact op via:

1. Who is responsible for your personal data?

Scents by Bowie is responsible for the processing of personal data
covered by this Privacy Policy.

In this Privacy Policy, the business is further referred to as
“Scents by Bowie”, “we”, “us” or “our”.

2. Who does this Privacy Policy for UGC Creators apply to?

This Privacy Policy applies when you:

• complete the application or registration form for creators;
• contact us by email, social media or another method regarding a collaboration;
• provide us with portfolio items, examples or social media profiles;
• are approached by us for a possible Assignment;
• are included in our creator database for future Assignments;
• enter into an Assignment or collaboration with Scents by Bowie;
• create, supply or publish Content for Scents by Bowie;
• receive Compensation, a product or another form of consideration from us.

3. Which personal data do we process?

The exact data we process depends on your application and any subsequent
collaboration. We may process, among other things, the following personal data.

3.1. Identity and contact details

• first and last name;
• email address;
• telephone number;
• city of residence and, where necessary, address details;
• date of birth or age, where necessary to verify your age;
• business name, where you operate through a business;
• Dutch Chamber of Commerce number and VAT identification number, where applicable.

3.2. Information about your application

• your motivation for collaborating with Scents by Bowie;
• your availability;
• your preference for certain types of Assignments or collaborations;
• your creative ideas and proposed concepts;
• information about your experience as a creator or influencer;
• answers you provide in the application or registration form;
• other information you voluntarily provide during the application process.

3.3. Social media and portfolio data

• usernames and links to your social media profiles;
• photographs, videos and other portfolio items provided by you;
• information about your audience, reach and engagement;
• follower numbers, views, interactions and other campaign results;
• information publicly visible on the social media profiles you provide to us;
• any screenshots or media kits you provide to us.

3.4. Assignment and communication data

• emails, messages and other correspondence with Scents by Bowie;
• Briefs, proposals and Assignment Confirmations;
• agreements regarding Compensation, Usage Rights, deadlines and publications;
• revisions, feedback and approvals;
• information regarding the performance and progress of an Assignment;
• complaints, questions and any disputes.

3.5. Content and publication data

• photographs, videos, texts, audio, voice-overs and other supplied Content;
• your name, username, image, voice and performance where these appear in the Content;
• raw and edited files;
• publication dates and links to published Content;
• campaign results and statistics where it has been agreed that you will provide them.

3.6. Financial and administrative data

• bank account number and account holder name;
• invoices, receipts and payment requests;
• amounts, product Compensation, commissions and other forms of consideration;
• information required for our financial and tax administration;
• information about completed and paid Assignments.

3.7. Technical data

When you use our website or application form, we may also process technical
data, such as:

• IP address;
• date and time of your visit or submission;
• browser and device information;
• technical log data;
• information about the operation and security of the form and website.

4. How do we obtain your personal data?

We primarily obtain personal data directly from you when you:

• complete a form on our website;
• send us an email or message;
• upload or send documents, media kits or portfolio items;
• communicate with us about a possible or existing Assignment;
• submit an invoice, receipt or payment request;
• provide Content or campaign results.

We may also review information that is publicly available on
social media profiles or websites that you have provided to us.
We only review information that is reasonably relevant to our assessment.
In doing so, we assess whether you are a suitable match for Scents by Bowie
and for a particular Assignment.

We do not attempt to gain access to private or restricted social media profiles.
We also do not use information to which you have not given us access.

5. For what purposes do we use your data?

We use your personal data specifically for the following purposes:

• receiving and administering your application;
• assessing your motivation, experience, style, audience and availability;
• reviewing and assessing your portfolio and social media profiles;
• selecting creators and influencers for Assignments;
• contacting you regarding your application;
• preparing, offering and carrying out an Assignment;
• sending products required for an Assignment;
• making and recording agreements regarding Content and Usage Rights;
• reviewing, using and publishing agreed Content;
• paying Compensation and processing invoices;
• carrying out our administration and complying with legal obligations;
• handling questions, complaints and disputes;
• preventing fraud, misuse and incorrect information;
• securing and ensuring the technical operation of our website and forms;
• contacting suitable creators for future Assignments where consent has been given.

6. On what legal bases do we process your data?

We may process personal data only where there is a valid legal basis for doing so.
Depending on the circumstances, we therefore process your personal data
on the basis of one or more of the following legal grounds.

6.1. Taking steps prior to and performing a contract

We process data where necessary to assess your application.
We subsequently use data to make arrangements regarding a possible Assignment
and to perform an agreed Assignment.

6.2. Legal obligation

We are also required by law to process or retain certain data.
This applies, for example, to certain invoice, payment and administrative data.

6.3. Legitimate interest

We may also process data where we have a legitimate business interest.
This may include:

• assessing whether a creator matches our brand and target audience;
• reviewing relevant publicly available social media information;
• securing our website and forms;
• preventing fraud and misuse;
• retaining evidence of agreements made and Usage Rights granted;
• establishing, exercising or defending legal claims.

When processing is based on a legitimate interest, we balance our interest
against your privacy interests.

6.4. Consent

For certain processing activities, we request your separate consent.
This applies, for example, where we wish to retain your data after the end of
an application procedure so that we can contact you later regarding another Assignment.

You may withdraw your consent at any time. Withdrawal of consent
does not have retroactive effect. This means that processing carried out before
withdrawal does not automatically become unlawful.

7. Are you required to provide data?

You decide whether you wish to apply to us. We need information marked as
mandatory in the form in order to assess your application. We also need this
information in order to contact you.

If you do not provide the necessary information, we may be unable to process
your application or enter into an Assignment with you.
You are not required to provide optional information.

8. Special categories and sensitive personal data

As a general rule, we do not request special-category or sensitive personal data
during a normal application process. This includes, for example, information about
your health, religion, political opinions, sex life, criminal history or Dutch
citizen service number (BSN).

Please therefore do not provide such information unless, in an exceptional situation,
we expressly request it and a valid legal basis exists.

Please also check portfolio items and files before sending them.
Make sure they do not display identity documents, citizen service numbers,
medical information or other unnecessary sensitive information.

9. Creators who are minors

The application process is generally intended for creators aged eighteen or older.

Scents by Bowie can collaborate with a minor only where this has been discussed
with us in advance. In addition, the parent or legal guardian must provide
Written consent, and the collaboration must comply with all applicable legal obligations.

If we discover that a minor has provided us with personal data without the required
consent, we may terminate the application and subsequently delete the relevant data.

10. How long do we retain your personal data?

We do not retain personal data for longer than necessary for the purpose for which
it was collected. In some cases, however, we must retain data for longer because of
a legal obligation, an ongoing agreement or a legal dispute.

10.1. Unsuccessful creators

If you are not selected for an Assignment, we will generally delete the data relating
to your application no later than four weeks after the relevant selection procedure
has been completed.

10.2. Creator database for future Assignments

Where you give separate consent, we may retain your data for a maximum of
twelve months so that we can contact you regarding future Assignments.
After this period, we will delete the data or ask you to provide consent again.

You may also withdraw your consent earlier by sending an email to
info@scentsbybowie.com.

10.3. Selected creators and completed Assignments

We retain data required for an ongoing collaboration for the duration of that
collaboration. Afterward, we may retain Assignment Confirmations, correspondence
and evidence of agreements regarding Usage Rights for as long as reasonably necessary
to perform agreements or establish, exercise or defend legal claims.

10.4. Financial administration

We generally retain invoices, payments, receipts and other information forming
part of our tax administration for seven years.

10.5. Content and Usage Rights

We retain and use supplied and approved Content for the period and purposes
agreed in the Assignment Confirmation or agreement.

We may also retain data for longer where necessary to demonstrate granted copyright,
Usage Rights or image rights. This retention period may be longer than the active
campaign period.

10.6. Technical and security data

Finally, we retain technical log and security data only for as long as necessary
for security, troubleshooting and the prevention of misuse.

11. Do we share your personal data with others?

We do not sell your personal data. We share data only where necessary for
your application, performance of an Assignment, our business operations or
compliance with a legal obligation.

We may share data with:

• hosting, website and form service providers;
• email and communication service providers;
• cloud storage and software providers;
• accountants and administrative service providers;
• banks and payment service providers;
• shipping providers where we send a product to you;
• marketing, production or advertising partners involved in an Assignment;
• legal, tax and other professional advisers;
• insurers, supervisory authorities, law-enforcement authorities and government bodies where legally required.

Service providers that process personal data exclusively on our behalf may use
that data only for the agreed activities. They must also implement appropriate
security measures.

Where you publish Content yourself on a social media platform, that platform
also processes personal data in accordance with its own privacy terms.
The same applies where we use Content through a social media platform
in accordance with the agreements made.

12. Processing outside the European Economic Area

Some service providers or social media platforms we use may process personal data
outside the European Economic Area.

Where this occurs, to the extent that we are responsible, we use a valid legal
basis for the international transfer and appropriate safeguards.
These may include an adequacy decision or approved Standard Contractual Clauses.

13. Security of personal data

We take appropriate technical and organisational measures to protect personal data.
These measures are intended to reduce the risk of loss, misuse, unauthorised access,
unwanted disclosure and unauthorised alteration.

Depending on the processing activity, these measures include:

• a secure connection to our website;
• secure accounts and passwords;
• restricting access to persons who need the data;
• regular software and security updates;
• backups and technical security measures;
• agreements with external service providers regarding confidentiality and security.

Despite these measures, no form of digital processing can be completely risk-free.
Do you suspect that your personal data is not adequately protected or that misuse
has occurred? Please contact us as soon as possible at
info@scentsbybowie.com.

14. Cookies and website data

On our website, we may use functional, analytical and other cookies or similar
technologies. Functional cookies are necessary for the website and forms to
function properly.

For cookies that require consent, we ask for your consent through the cookie
settings on our website. More information about general website usage and cookies
can be found in the
general Privacy Policy of Scents by Bowie.

15. Automated decision-making

Scents by Bowie does not make decisions regarding the selection of creators
based solely on automated processing where those decisions have legal or similarly
significant effects.

Applications, portfolios, social media profiles and statistics are therefore
reviewed by a person. We may also use technical systems for purposes such as
form processing, spam detection, security and administration.

16. Withdrawing an application

You may withdraw your application at any time by contacting us at
info@scentsbybowie.com.

After withdrawal, we will delete data required solely for the application.
However, we may still retain certain data because of a legal obligation,
an agreement already entered into or the handling of a dispute.

17. Your privacy rights

Depending on the circumstances, you have the right to:

• know which personal data we process about you;
• access your personal data;
• have inaccurate or incomplete data corrected;
• have your personal data deleted;
• restrict the processing of your data;
• object to processing based on a legitimate interest;
• withdraw your consent;
• receive certain data in a structured and machine-readable format;
• lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).

You can submit a request to
info@scentsbybowie.com.
Please describe as clearly as possible which data and which right your request concerns.

We generally respond within one month. Where a request is complex or where multiple
requests have been submitted at the same time, this period may be extended in
accordance with the law. We will inform you if this applies.

To prevent misuse, we may request additional information to verify your identity.
Please therefore do not send a complete copy of your identity document on your own initiative.

A request for deletion does not always mean that we must or may immediately erase
all data. We may, for example, still need certain data for our statutory administration,
performance of an agreement, demonstrating agreed Usage Rights or handling a legal dispute.

18. Removal of published Content

Photographs, videos, audio recordings and other Content in which you are identifiable
may contain personal data.

However, a request to delete personal data does not automatically terminate
copyright, Usage Rights or consent relating to your image where those rights
have been recorded in an Assignment Confirmation or agreement.

If you object to the use of particular Content, please contact us.
We will assess the request on the basis of the agreements made, applicable law
and the interests of both parties.

19. Filing a complaint

Do you have a complaint about the way we handle your personal data?
Please contact us first at
info@scentsbybowie.com.
This allows us to investigate the complaint and try to resolve it.

You also have the right to lodge a complaint with the
Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).

20. Changes to this Privacy Policy for UGC Creators

Scents by Bowie may amend this Privacy Policy when our working methods, services
or legal obligations change.

We publish the most recent version on our website. The date on which the policy
was last updated is also shown at the top of this Privacy Policy.
Where a change has significant consequences for creators with whom we are actively
collaborating, we will, where reasonably possible, also inform them directly.

21. Questions about the Privacy Policy for UGC Creators and contact

Do you have questions about this Privacy Policy for UGC Creators and Influencers
or about the processing of your personal data? Please contact us at: