Algemene voorwaarden voor UGC-creators en influencers

inclusief betalingsvoorwaarden

Versie: 1 augustus 2026

1. Identiteit van Scents by Bowie

1.1. Deze algemene voorwaarden worden gebruikt door:

Bowie Kuijpers, handelend onder de naam Scents by Bowie
Rechtsvorm: eenmanszaak
Adres: Zeeweg 37a
Postcode en plaats: 1271 VW Huizen
Nederland

Kamer van Koophandel: 86298828
Vestigingsnummer: 000052284166
Btw-identificatienummer: NL004223678B10
Website: www.scentsbybowie.com
E-mail: info@scentsbybowie.com

1.2. De bij de Kamer van Koophandel geregistreerde handelsnamen zijn:

Bowie Interior Styling
Scents by Bowie
Scent by Bowie.

1.3. In deze voorwaarden wordt de onderneming verder aangeduid als “Scents by Bowie”.

2. Begripsbepalingen

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

Creator: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die voor Scents by Bowie content maakt, bewerkt, aanlevert of publiceert. Hieronder vallen onder andere UGC-creators, influencers, fotografen, videomakers en andere contentmakers.

UGC-creator: een Creator die content maakt die door Scents by Bowie op eigen kanalen of in eigen communicatie kan worden gebruikt, zonder dat de Creator deze content noodzakelijkerwijs op een eigen socialmediakanaal publiceert.

Influencer: een Creator die in het kader van een samenwerking content op één of meer eigen socialmediakanalen publiceert.

Opdracht: de concrete samenwerking tussen Scents by Bowie en de Creator.

Opdrachtbevestiging: de schriftelijke afspraken over een Opdracht, bijvoorbeeld per overeenkomst, e-mail, WhatsApp-bericht of een ander elektronisch communicatiemiddel waarmee de gemaakte afspraken kunnen worden opgeslagen.

Content: alle in het kader van een Opdracht gemaakte of aangeleverde materialen, waaronder video’s, foto’s, teksten, audio-opnamen, voice-overs, ontwerpen, concepten, scripts, ruwe bestanden en socialmediaberichten.

Briefing: de door Scents by Bowie verstrekte instructies, wensen, productspecificaties en aandachtspunten voor de uitvoering van een Opdracht.

Gebruiksrechten: de toestemming om Content op afgesproken manieren, kanalen, locaties en gedurende een afgesproken periode te gebruiken.

Vergoeding: de overeengekomen tegenprestatie voor de werkzaamheden en eventueel verleende Gebruiksrechten. De Vergoeding kan bestaan uit geld, producten, commissie, korting, een andere tegenprestatie of een combinatie daarvan.

Schriftelijk: vastgelegd in een ondertekende overeenkomst, e-mail, WhatsApp-bericht of een ander elektronisch communicatiemiddel waarmee de inhoud van de afspraken achteraf kan worden geraadpleegd.

3. Toepasselijkheid

3.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op:

aanmeldingen en sollicitaties van Creators;
aanbiedingen en voorstellen van Scents by Bowie;
iedere Opdracht tussen Scents by Bowie en een Creator;
de levering, publicatie en het gebruik van Content;
alle Vergoedingen en betalingen die met een Opdracht verband houden.

3.2. Door een Opdracht te accepteren of met de uitvoering daarvan te beginnen, verklaart de Creator deze voorwaarden te hebben ontvangen, gelezen en aanvaard.

3.3. De inhoud van de Opdrachtbevestiging gaat voor op deze algemene voorwaarden wanneer beide documenten met elkaar in strijd zijn.

3.4. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig wanneer deze Schriftelijk zijn overeengekomen.

3.5. Algemene voorwaarden van de Creator zijn niet van toepassing, tenzij Scents by Bowie deze uitdrukkelijk Schriftelijk heeft aanvaard.

3.6. Wanneer een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen gelden. Partijen zullen de ongeldige bepaling vervangen door een geldige bepaling die zo veel mogelijk aansluit bij het oorspronkelijke doel.

4. Aanmelding en selectie

4.1. Een aanmelding via de website, per e-mail of via social media geldt uitsluitend als een verzoek om in aanmerking te komen voor een samenwerking.

4.2. Een aanmelding verplicht Scents by Bowie niet om de Creator te selecteren, een Opdracht aan te bieden of een samenwerking aan te gaan.

4.3. Scents by Bowie mag een aanmelding afwijzen zonder verplicht te zijn de reden daarvan bekend te maken.

4.4. De Creator staat ervoor in dat de bij de aanmelding verstrekte gegevens juist, volledig en actueel zijn. Dit geldt onder andere voor persoonsgegevens, bereik, volgersaantallen, doelgroepinformatie, eerdere samenwerkingen en voorbeelden van Content.

4.5. Het is niet toegestaan om gekochte, kunstmatig gegenereerde of anderszins misleidende volgers, likes, reacties, weergaven of andere statistieken als authentiek bereik te presenteren.

4.6. Door de Creator meegestuurde voorbeelden en portfolio-items mogen door Scents by Bowie intern worden bekeken en beoordeeld. Scents by Bowie verkrijgt hierdoor geen recht om deze voorbeelden commercieel te publiceren of voor reclame te gebruiken.

4.7. Een Creator moet ten minste achttien jaar oud zijn. Samenwerking met een minderjarige is alleen mogelijk na voorafgaande Schriftelijke toestemming van diens ouder of wettelijke vertegenwoordiger en wanneer aan alle toepasselijke wettelijke verplichtingen is voldaan.

5. Totstandkoming van een Opdracht

5.1. Een Opdracht komt tot stand zodra:

Scents by Bowie en de Creator de Opdracht Schriftelijk hebben bevestigd; of
de Creator op uitdrukkelijk verzoek van Scents by Bowie met de uitvoering begint.

5.2. In de Opdrachtbevestiging kunnen onder andere afspraken worden gemaakt over:

de te maken Content en het aantal bestanden of publicaties;
de Briefing, boodschap en creatieve richting;
de producten waarop de Content betrekking heeft;
de aanleverdatum en eventuele publicatiedatum;
de bestandsformaten en technische vereisten;
het aantal correctierondes;
de Vergoeding en betaaltermijn;
producten of andere voordelen die de Creator ontvangt;
de Gebruiksrechten;
het gebruik voor betaalde advertenties;
whitelisting, boosting of gebruik via het account van de Creator;
exclusiviteit en concurrerende merken;
de periode waarin een publicatie online moet blijven;
het aanleveren van statistieken of campagneresultaten;
het gebruik van ruwe bestanden.

5.3. Mondeling besproken wijzigingen zijn pas bindend nadat deze Schriftelijk zijn bevestigd.

5.4. De Creator mag een Opdracht niet zonder voorafgaande Schriftelijke toestemming geheel of gedeeltelijk door een ander laten uitvoeren.

6. Uitvoering van de Opdracht

6.1. De Creator voert de Opdracht zorgvuldig, professioneel en overeenkomstig de Briefing uit.

6.2. De Creator behoudt binnen de Briefing voldoende creatieve vrijheid om Content te maken die aansluit bij de eigen stijl en doelgroep.

6.3. De Creator controleert de Briefing voor aanvang en meldt onduidelijkheden, ontbrekende informatie of onuitvoerbare onderdelen zo spoedig mogelijk aan Scents by Bowie.

6.4. De Creator gebruikt producten van Scents by Bowie volgens de verstrekte gebruiksaanwijzingen en veiligheidsinstructies.

6.5. De Creator doet geen medische, gezondheidsgerelateerde, milieugerelateerde of andere feitelijke claims die niet door Scents by Bowie zijn aangeleverd of vooraf Schriftelijk zijn goedgekeurd.

6.6. De Creator mag geen eigenschappen, resultaten, gebruiksmogelijkheden of ervaringen suggereren die feitelijk onjuist, overdreven of misleidend zijn.

6.7. Wanneer de Creator verwacht een afgesproken termijn niet te halen, stelt de Creator Scents by Bowie daarvan direct op de hoogte. Daarbij vermeldt de Creator de reden en een realistische nieuwe leverdatum.

6.8. Een gewijzigde leverdatum geldt alleen wanneer Scents by Bowie daarmee Schriftelijk heeft ingestemd.

7. Aanlevering, controle en correcties

7.1. De Content wordt aangeleverd op de manier en in het bestandsformaat dat in de Opdrachtbevestiging is afgesproken.

7.2. Tenzij anders overeengekomen, is bij de Vergoeding één redelijke correctieronde inbegrepen.

7.3. Een correctieronde kan worden gebruikt voor:

afwijkingen van de Briefing;
feitelijke onjuistheden;
ontbrekende afgesproken onderdelen;
onjuiste productinformatie;
technische fouten;
noodzakelijke aanpassingen om aan wetgeving, platformregels of reclamecodes te voldoen.

7.4. Volledige conceptwijzigingen, nieuwe draaidagen of wijzigingen die niet voortkomen uit de oorspronkelijke Briefing gelden als aanvullend werk. De Creator mag hiervoor vooraf een aanvullende Vergoeding voorstellen.

7.5. Scents by Bowie beoordeelt de Content binnen een redelijke termijn en streeft ernaar uiterlijk binnen zeven werkdagen na volledige aanlevering goedkeuring of een concrete correctieopdracht te geven.

7.6. Wanneer Scents by Bowie niet binnen deze termijn reageert, mag de Creator een Schriftelijke herinnering sturen. Blijft een reactie vervolgens vijf werkdagen uit, dan wordt de Content als goedgekeurd beschouwd, tenzij sprake is van een duidelijke fout of strijd met de wet.

7.7. Goedkeuring mag niet op onredelijke gronden worden geweigerd wanneer de Content aantoonbaar aan de afgesproken Briefing voldoet.

7.8. Wanneer na goedkeuring blijkt dat de Content een feitelijke fout, rechteninbreuk of wettelijke overtreding bevat die aan de Creator kan worden toegerekend, voert de Creator de noodzakelijke correctie kosteloos uit.

7.9. Wijzigingen die na goedkeuring uitsluitend voortkomen uit een nieuwe voorkeur, nieuwe campagne of gewijzigde Briefing van Scents by Bowie gelden als aanvullend werk.

8. Publicatie door influencers

8.1. Wanneer de Opdracht inhoudt dat de Creator Content op een eigen kanaal publiceert, gebeurt dit op de overeengekomen datum en via het overeengekomen account.

8.2. De Creator maakt bij iedere commerciële samenwerking onmiddellijk en duidelijk kenbaar dat sprake is van reclame of een samenwerking met Scents by Bowie.

8.3. De reclamevermelding moet direct zichtbaar of hoorbaar zijn wanneer iemand de Content voor het eerst ziet. De consument mag niet eerst op “meer weergeven” hoeven klikken, de beschrijving hoeven uitklappen of andere handelingen hoeven verrichten.

8.4. Afhankelijk van de samenwerking kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van een vermelding als:

“Advertentie”
“Betaalde samenwerking met Scents by Bowie”
“Samenwerking met @scentsbybowie”
“Product gekregen van Scents by Bowie”
“Gifted by Scents by Bowie”.

8.5. De Creator gebruikt daarnaast de door het socialmediaplatform beschikbaar gestelde functie voor betaalde samenwerkingen wanneer de platformvoorwaarden dit vereisen.

8.6. Het gebruik van alleen een merkvermelding, kortingscode of algemene hashtag is niet voldoende wanneer daaruit niet direct blijkt dat sprake is van een commerciële relatie.

8.7. Ook wanneer de Creator alleen een gratis product, korting, uitnodiging, commissie of ander voordeel ontvangt, moet de samenwerking herkenbaar worden gemaakt.

8.8. De Creator mag een eigen, eerlijke mening geven. Scents by Bowie verlangt niet dat een persoonlijke ervaring of review uitsluitend positief is. Feitelijke informatie over het product moet wel correct zijn.

8.9. De Creator verwijdert of wijzigt een gepubliceerde uiting niet tijdens de afgesproken publicatieperiode, tenzij:

Scents by Bowie daar toestemming voor geeft;
verwijdering wettelijk of door het platform wordt vereist;
de Content onrechtmatig blijkt te zijn; of
instandhouding redelijkerwijs niet langer van de Creator kan worden verlangd.

8.10. Wanneer geen publicatieperiode is afgesproken, blijft een afgesproken feedpost minimaal zes maanden online. Tijdelijke publicaties, zoals Stories, blijven gedurende de normale technische looptijd van het platform beschikbaar.

8.11. Wanneer dit onderdeel is van de Opdracht, verstrekt de Creator na afloop correcte en onbewerkte statistieken, zoals bereik, weergaven, interacties, klikken en conversies.

8.12. Scents by Bowie mag verzoeken om een publicatie direct te corrigeren, tijdelijk te verbergen of te verwijderen wanneer deze in strijd is met de wet, de Briefing, platformregels of deze voorwaarden.

9. Eisen aan de Content

9.1. De Creator garandeert dat de Content door of voor de Creator rechtmatig is gemaakt en geen inbreuk maakt op rechten van derden.

9.2. De Creator gebruikt geen muziek, beelden, lettertypen, ontwerpen, teksten, handelsmerken of andere materialen van derden zonder de benodigde commerciële toestemming.

9.3. Materialen uit standaardbibliotheken of socialmediaplatforms mogen alleen worden gebruikt wanneer de licentie het afgesproken commerciële gebruik door zowel de Creator als Scents by Bowie toestaat.

9.4. Wanneer andere herkenbare personen in de Content voorkomen, zorgt de Creator vooraf voor hun toestemming voor het afgesproken gebruik. Voor minderjarigen is voorafgaande Schriftelijke toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist.

9.5. De Creator zorgt waar nodig zelf voor toestemming voor het filmen of fotograferen op een bepaalde locatie.

9.6. Content mag niet:

discriminerend, haatdragend, bedreigend of onnodig kwetsend zijn;
pornografische of expliciet seksuele inhoud bevatten;
gevaarlijk of onrechtmatig gedrag stimuleren;
misleidende informatie bevatten;
inbreuk maken op privacy, portretrechten of intellectuele eigendomsrechten;
concurrerende merken prominent tonen zonder toestemming;
de reputatie van Scents by Bowie op onredelijke wijze beschadigen;
afwijken van toepasselijke reclame- en consumentenregels.

9.7. De Creator zal producten, verpakkingen, logo’s en merkkenmerken van Scents by Bowie niet zodanig aanpassen dat een onjuist beeld van het werkelijke product ontstaat.

10. Kunstmatige intelligentie en digitale bewerking

10.1. De Creator gebruikt geen generatieve kunstmatige intelligentie voor een wezenlijk onderdeel van de Content zonder dit vooraf aan Scents by Bowie te melden en daarvoor Schriftelijke toestemming te ontvangen.

10.2. Normale technische nabewerking, zoals kleurcorrectie, geluidsreductie, ondertiteling of het aanpassen van belichting, is toegestaan zolang hierdoor geen misleidend beeld ontstaat.

10.3. Door AI gegenereerde of gemanipuleerde Content mag een product niet mooier, groter, effectiever of anders laten lijken dan het werkelijk is.

10.4. Wanneer wetgeving, reclamecodes of platformregels een AI-vermelding vereisen, zorgt de Creator ervoor dat deze vermelding duidelijk, begrijpelijk en direct zichtbaar of hoorbaar is.

10.5. Het is zonder afzonderlijke Schriftelijke toestemming niet toegestaan om:

een digitale kopie van het gezicht, lichaam, de stem of persoonlijkheid van een persoon te maken;
een virtuele versie van de Creator of een andere persoon te gebruiken;
bestaande beelden te veranderen in een realistische gebeurtenis die niet werkelijk heeft plaatsgevonden;
Content of gegevens van Scents by Bowie te gebruiken voor het trainen van een AI-model;
de Content door een AI-systeem te laten hergebruiken voor andere merken of opdrachten.

11. Auteursrechten en Gebruiksrechten

11.1. Het auteursrecht op de Content blijft bij de Creator, tenzij in de Opdrachtbevestiging uitdrukkelijk en Schriftelijk een overdracht van auteursrechten is overeengekomen.

11.2. Per Opdracht spreken partijen af welke Gebruiksrechten Scents by Bowie ontvangt. Daarbij kunnen onder andere worden vastgelegd:

de gebruiksperiode;
de landen of het geografische gebied;
de toegestane websites en socialmediakanalen;
organisch gebruik;
betaalde advertenties;
boosting en whitelisting;
gebruik in nieuwsbrieven;
gebruik op verkoopplatformen en marktplaatsen;
gebruik in drukwerk, winkels, evenementen of buitenreclame;
het recht om Content te bewerken;
het recht om Content aan derden in gebruik te geven;
exclusiviteit;
het gebruik van ruwe bestanden.

11.3. Wanneer in de Opdrachtbevestiging geen afzonderlijke Gebruiksrechten zijn opgenomen, verleent de Creator na volledige betaling aan Scents by Bowie een niet-exclusief, wereldwijd gebruiksrecht voor een periode van twaalf maanden voor:

de website en webshop van Scents by Bowie;
nieuwsbrieven van Scents by Bowie;
de eigen organische socialmediakanalen van Scents by Bowie.

11.4. Het standaardgebruiksrecht uit artikel 11.3 omvat niet:

betaalde advertenties;
gesponsorde of gebooste berichten;
whitelisting of advertenties vanuit het account van de Creator;
gebruik op accounts van andere ondernemingen;
televisie-, bioscoop-, radio- of buitenreclame;
gebruik op externe verkoopplatformen of marktplaatsen;
overdracht of verkoop van de Content aan derden;
exclusief gebruik;
gebruik voor het trainen van kunstmatige intelligentie;
het maken van digitale replica’s van de Creator.

11.5. Scents by Bowie mag de Content binnen de overeengekomen Gebruiksrechten technisch aanpassen. Hieronder vallen uitsnijden, verkleinen, ondertitelen, inkorten, combineren met merkelementen en aanpassen aan verschillende beeldverhoudingen.

11.6. Scents by Bowie zal de Content niet zodanig bewerken dat de boodschap wezenlijk verandert, de Creator uitspraken lijkt te doen die niet zijn gedaan of de eer en reputatie van de Creator wordt aangetast.

11.7. Een exclusieve licentie of overdracht van auteursrechten geldt uitsluitend wanneer deze uitdrukkelijk en Schriftelijk is overeengekomen en de omvang daarvan voldoende duidelijk is beschreven.

11.8. Tenzij anders overeengekomen, gaan de commerciële Gebruiksrechten pas in nadat Scents by Bowie de volledige overeengekomen Vergoeding heeft betaald.

11.9. Voorafgaand aan betaling mag Scents by Bowie concepten intern bekijken, beoordelen en delen met medewerkers of adviseurs die bij de Opdracht betrokken zijn.

11.10. De Creator mag de Content na de openbare start van de campagne in het eigen portfolio opnemen, tenzij sprake is van een overeengekomen embargo, geheimhoudingsplicht of exclusiviteit.

11.11. Alle merken, logo’s, verpakkingsontwerpen, productnamen en andere merkmaterialen van Scents by Bowie blijven eigendom van Scents by Bowie of haar licentiegevers. De Creator mag deze uitsluitend gebruiken voor de afgesproken Opdracht.

12. Portret, naam en stem

12.1. Voor zover de Creator herkenbaar in de Content voorkomt, geeft de Creator toestemming voor het gebruik van diens portret, naam, gebruikersnaam, stem en optreden binnen de overeengekomen Gebruiksrechten.

12.2. Deze toestemming geldt uitsluitend voor de afgesproken kanalen, periode, doeleinden en eventuele advertenties.

12.3. Wanneer andere personen herkenbaar in beeld of geluid voorkomen, staat de Creator ervoor in dat ook zij toestemming hebben gegeven voor het afgesproken gebruik.

12.4. Scents by Bowie gebruikt het portret of de stem van de Creator niet in een misleidende, beledigende, politieke, medische, seksuele of anderszins gevoelige context zonder afzonderlijke toestemming.

12.5. Het nabootsen, klonen of synthetisch genereren van het gezicht, lichaam of de stem van de Creator vereist altijd afzonderlijke en uitdrukkelijke Schriftelijke toestemming.

13. Vergoeding

13.1. De vorm en hoogte van de Vergoeding worden per Opdracht overeengekomen.

13.2. De Vergoeding kan bestaan uit:

een vast geldbedrag;
één of meer gratis producten;
een geldbedrag in combinatie met producten;
een commissie op verkopen;
een kortingscode of tegoed;
een andere overeengekomen tegenprestatie.

13.3. In de Opdrachtbevestiging wordt zo duidelijk mogelijk vermeld:

welk bedrag wordt betaald;
of het bedrag inclusief of exclusief btw is;
welke producten worden verstrekt;
wat de verkoopwaarde van de producten is;
of de vergoeding voor Gebruiksrechten is inbegrepen;
welke aanvullende kosten worden vergoed;
wanneer betaling plaatsvindt.

13.4. Een aanmelding, kennismaking of portfolioselectie geeft geen recht op een Vergoeding.

13.5. Een proefopdracht is alleen onbetaald wanneer dit vooraf uitdrukkelijk is afgesproken en Scents by Bowie de gemaakte Content niet commercieel gebruikt.

13.6. Zodra Scents by Bowie Content uit een proefopdracht commercieel publiceert of inzet, moeten partijen vooraf een passende Vergoeding en de bijbehorende Gebruiksrechten afspreken.

13.7. Goedgekeurde en volledig uitgevoerde werkzaamheden worden betaald, ook wanneer Scents by Bowie later besluit de Content niet te publiceren.

14. Facturatie en betaling

14.1. Een zakelijke Creator verstrekt een correcte factuur met alle wettelijk vereiste gegevens.

14.2. Een Creator zonder onderneming of inschrijving bij de Kamer van Koophandel kan, wanneer dit fiscaal en administratief mogelijk is, een betalingsverzoek of kwitantie indienen met de door Scents by Bowie gevraagde gegevens.

14.3. De betalingstermijn staat in de Opdrachtbevestiging. Wanneer geen termijn is vastgelegd, betaalt Scents by Bowie binnen dertig dagen nadat:

de Content is goedgekeurd of als goedgekeurd geldt; en
een correcte factuur, kwitantie of betalingsverzoek is ontvangen.

14.4. Wanneer een factuur of betalingsverzoek onjuist of onvolledig is, begint de betalingstermijn nadat de gecorrigeerde gegevens zijn ontvangen.

14.5. Betaling vindt plaats in euro’s op de door de Creator opgegeven bankrekening.

14.6. De Creator is zelf verantwoordelijk voor het verstrekken van correcte betaalgegevens. Scents by Bowie is niet aansprakelijk voor vertraging die ontstaat door onjuiste of onvolledige gegevens.

14.7. Voor commissies, kortingscodes of affiliatevergoedingen kunnen in de Opdrachtbevestiging afzonderlijke meet-, retour- en uitbetalingsvoorwaarden worden opgenomen.

14.8. Geannuleerde, geretourneerde, frauduleuze of niet-betaalde bestellingen tellen niet mee voor een commissie, tenzij anders is afgesproken.

15. Belastingen en administratie

15.1. De Creator is zelf verantwoordelijk voor het correct opgeven van inkomsten en ontvangen producten bij de Belastingdienst of een andere bevoegde instantie.

15.2. Ook een gratis product, korting, tegoed of andere beloning kan voor fiscale doeleinden onderdeel zijn van de Vergoeding.

15.3. Wanneer de Creator ondernemer voor de btw is, vermeldt de Creator de toepasselijke btw correct op de factuur.

15.4. Wanneer de Creator gebruikmaakt van een vrijstelling, de kleineondernemersregeling of een andere fiscale regeling, vermeldt de Creator dit waar nodig correct op de factuur of kwitantie.

15.5. Scents by Bowie mag gegevens opvragen die redelijkerwijs nodig zijn voor de betaling, administratie, belastingaangifte of naleving van wettelijke verplichtingen.

15.6. Scents by Bowie verstrekt geen persoonlijk fiscaal advies. De Creator blijft zelf verantwoordelijk voor de eigen fiscale en administratieve verplichtingen.

16. Producten en onkosten

16.1. In de Opdrachtbevestiging wordt vermeld of een toegestuurd product:

onderdeel is van de Vergoeding;
een cadeau of sample is;
tijdelijk in bruikleen wordt gegeven; of
na afloop moet worden teruggestuurd.

16.2. Wanneer een product onderdeel is van de Vergoeding of als cadeau wordt verstrekt, wordt de Creator eigenaar na ontvangst, tenzij anders is afgesproken.

16.3. Een product dat in bruikleen wordt gegeven, blijft eigendom van Scents by Bowie en moet zorgvuldig worden behandeld.

16.4. Reis-, locatie-, materiaal- en andere aanvullende kosten worden alleen vergoed wanneer Scents by Bowie deze vooraf Schriftelijk heeft goedgekeurd.

16.5. De Creator bewaart bewijsstukken van overeengekomen onkosten en verstrekt deze op verzoek.

16.6. Wanneer een Creator zonder geldige reden niet aan de Opdracht voldoet nadat een product is ontvangen, mag Scents by Bowie verlangen dat:

het ongebruikte product wordt teruggestuurd; of
de vooraf meegedeelde redelijke productwaarde wordt terugbetaald.

16.7. Artikel 16.6 geldt niet wanneer de Opdracht niet kan worden uitgevoerd door een aantoonbare overmachtssituatie en partijen een redelijke andere oplossing overeenkomen.

17. Annulering en beëindiging

17.1. Een Opdracht kan met wederzijds goedvinden op ieder moment Schriftelijk worden beëindigd.

17.2. Wanneer Scents by Bowie de Opdracht annuleert voordat de Creator met de werkzaamheden is begonnen, is geen Vergoeding verschuldigd. Reeds goedgekeurde en niet terug te krijgen onkosten worden wel vergoed.

17.3. Wanneer Scents by Bowie de Opdracht annuleert nadat de Creator aantoonbaar met de werkzaamheden is begonnen, heeft de Creator recht op:

een redelijke, evenredige Vergoeding voor het uitgevoerde en bruikbare werk; en
vergoeding van vooraf goedgekeurde, niet terug te krijgen onkosten.

De totale vergoeding zal niet hoger zijn dan de oorspronkelijk afgesproken Vergoeding.

17.4. Wanneer Scents by Bowie annuleert nadat de Content volledig is aangeleverd en goedgekeurd, blijft de volledige Vergoeding verschuldigd.

17.5. Wanneer de Creator zonder geldige reden annuleert, meldt de Creator dit onmiddellijk. Partijen proberen eerst een nieuwe leverdatum of passende vervanging overeen te komen.

17.6. Scents by Bowie mag een Opdracht onmiddellijk beëindigen wanneer de Creator:

bewust onjuiste gegevens heeft verstrekt;
fraude pleegt of bereikstatistieken manipuleert;
herhaaldelijk afspraken niet nakomt;
Content publiceert in strijd met de wet of deze voorwaarden;
vertrouwelijke informatie openbaar maakt;
inbreuk maakt op rechten van Scents by Bowie of derden;
zich in verband met de samenwerking zodanig gedraagt dat voortzetting redelijkerwijs niet kan worden verlangd.

17.7. Wanneer een tekortkoming nog kan worden hersteld, geeft Scents by Bowie de Creator eerst een redelijke hersteltermijn. Dit is niet nodig bij fraude, ernstige rechteninbreuk, een wettelijke overtreding of een andere ernstige situatie die onmiddellijk handelen vereist.

17.8. Bij beëindiging wegens een toerekenbare tekortkoming van de Creator is Scents by Bowie geen Vergoeding verschuldigd voor werk dat onbruikbaar is door die tekortkoming.

17.9. Reeds verleende Gebruiksrechten op correct geleverde en betaalde Content blijven na beëindiging gelden gedurende de overeengekomen periode.

18. Overmacht

18.1. Een partij is niet aansprakelijk voor vertraging of niet-nakoming wanneer deze wordt veroorzaakt door omstandigheden die redelijkerwijs buiten haar invloed liggen.

18.2. Onder overmacht kunnen onder andere vallen:

ernstige ziekte of ongeval;
overlijden van een naaste;
brand, overstroming of natuurramp;
langdurige internet- of stroomstoring;
storingen of blokkades van socialmediaplatforms;
overheidsmaatregelen;
vervoersproblemen waardoor een noodzakelijk product niet tijdig aankomt.

18.3. De partij die met overmacht te maken krijgt, informeert de andere partij zo spoedig mogelijk.

18.4. Partijen overleggen eerst over uitstel, een gewijzigde uitvoering of een vervangende oplossing.

18.5. Wanneer uitvoering gedurende meer dan dertig dagen onmogelijk blijft, mogen beide partijen de Opdracht beëindigen. Reeds correct uitgevoerd werk en goedgekeurde onkosten worden naar verhouding vergoed.

19. Geheimhouding

19.1. De Creator behandelt niet-openbare informatie over Scents by Bowie vertrouwelijk.

19.2. Vertrouwelijke informatie omvat onder andere:

nog niet uitgebrachte producten of geuren;
concepten en campagneplannen;
verkoop- en prijsinformatie;
kortingsacties vóór de officiële bekendmaking;
interne documenten en correspondentie;
persoonlijke gegevens;
andere informatie waarvan duidelijk is dat deze niet openbaar is.

19.3. De Creator publiceert geen behind-the-scenesmateriaal, productinformatie of campagnemateriaal vóór het afgesproken publicatiemoment.

19.4. Vertrouwelijke informatie mag worden gedeeld met een boekhouder, juridisch adviseur of andere professionele adviseur wanneer dit noodzakelijk is en deze persoon eveneens tot geheimhouding is gehouden.

19.5. De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de samenwerking gelden zolang de informatie niet rechtmatig openbaar is geworden.

20. Zelfstandigheid van de Creator

20.1. De Creator voert de Opdracht uit als zelfstandig opdrachtnemer. De overeenkomst is niet bedoeld als arbeidsovereenkomst.

20.2. De Creator bepaalt, binnen de afgesproken Briefing en deadlines, zelf hoe, waar en wanneer de werkzaamheden worden uitgevoerd.

20.3. De Creator gebruikt in beginsel eigen apparatuur en draagt zelf zorg voor de eigen bedrijfsvoering, verzekeringen en administratie.

20.4. De Creator is niet bevoegd om namens Scents by Bowie overeenkomsten te sluiten, toezeggingen te doen of verplichtingen aan te gaan.

20.5. Een Opdracht geeft geen recht op toekomstige opdrachten, een minimumaantal samenwerkingen of een vaste inkomstenstroom.

20.6. Exclusiviteit geldt alleen voor de specifiek afgesproken merken, productcategorieën en periode.

21. Privacy en persoonsgegevens

21.1. Scents by Bowie verwerkt persoonsgegevens van Creators voor onder andere:

het beoordelen van aanmeldingen;
communicatie over samenwerkingen;
het uitvoeren van Opdrachten;
verzending van producten;
betaling en administratie;
naleving van wettelijke verplichtingen.

21.2. Scents by Bowie verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en de privacyverklaring op de website.

21.3. Persoonsgegevens kunnen voor noodzakelijke bedrijfsdoeleinden worden gedeeld met bijvoorbeeld boekhouders, betaaldienstverleners, verzendpartijen, hostingpartijen of professionele adviseurs.

21.4. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld of voor een wettelijke bewaarplicht.

21.5. De Creator is zelf verantwoordelijk voor het rechtmatig verwerken van persoonsgegevens van personen die door de Creator bij de productie van Content worden betrokken.

22. Aansprakelijkheid

22.1. Iedere partij is aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad van die partij.

22.2. Een partij is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gemiste omzet, gemiste winst, verlies van bereik, gemiste kansen of reputatieschade, tenzij deze schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid.

22.3. De aansprakelijkheid van Scents by Bowie is beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende gebeurtenis door haar aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico.

22.4. Wanneer om welke reden dan ook geen verzekeringsuitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid van Scents by Bowie beperkt tot de totale geldelijke waarde van de betreffende Opdracht, met een maximum van € 2.500 per gebeurtenis.

22.5. De beperkingen in dit artikel gelden niet wanneer aansprakelijkheid volgens dwingend recht niet mag worden uitgesloten of beperkt, of wanneer sprake is van:

opzet of bewuste roekeloosheid;
overlijden of lichamelijk letsel;
een opzettelijke inbreuk op intellectuele eigendomsrechten;
opzettelijk misbruik van persoonsgegevens.

22.6. De Creator is verantwoordelijk voor aanspraken van derden die rechtstreeks voortkomen uit:

door de Creator zonder toestemming gebruikte materialen;
het ontbreken van noodzakelijke portret- of locatietoestemming;
bewust onjuiste of misleidende uitlatingen van de Creator;
een toerekenbare schending van deze voorwaarden.

22.7. Scents by Bowie stelt de Creator zo spoedig mogelijk op de hoogte van een aanspraak die verband houdt met de door de Creator geleverde Content en geeft de Creator een redelijke mogelijkheid om daarop te reageren.

23. Klachten en geschillen

23.1. Een klacht over de samenwerking, Content, betaling of uitvoering van een Opdracht wordt zo spoedig mogelijk en voldoende duidelijk per e-mail gemeld via info@scentsbybowie.com.

23.2. Partijen proberen een klacht eerst in onderling overleg op te lossen.

23.3. Het indienen van een klacht ontslaat partijen niet van verplichtingen die niet met de klacht samenhangen.

23.4. Op deze voorwaarden en alle Opdrachten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

23.5. Geschillen worden voorgelegd aan de volgens de Nederlandse wet bevoegde rechter.

23.6. Wanneer de Creator volgens de wet als consument moet worden aangemerkt, blijven alle dwingendrechtelijke consumentenrechten en regels over de bevoegde rechter volledig van toepassing.

24. Wijziging van de voorwaarden

24.1. Scents by Bowie mag deze algemene voorwaarden wijzigen.

24.2. Op een bestaande Opdracht blijft de versie gelden die bij het aangaan van die Opdracht is aanvaard, tenzij partijen Schriftelijk instemmen met toepassing van een nieuwe versie.

24.3. Een nieuwe versie geldt voor Opdrachten die na de ingangsdatum van die versie tot stand komen.

24.4. De actuele versie wordt op de website van Scents by Bowie beschikbaar gesteld.

Bijlage 1 – gegevens voor de Opdrachtbevestiging

Om misverstanden te voorkomen, leggen Scents by Bowie en de Creator per Opdracht ten minste de volgende punten vast:

Creator

Naam:

Bedrijfsnaam, indien van toepassing:

Adres:

E-mailadres:

Socialmedia-account(s):

KVK-nummer, indien van toepassing:

Btw-identificatienummer, indien van toepassing:

Opdracht

Product of campagne:

Omschrijving van de Content:

Aantal video’s, foto’s of publicaties:

Bestandsformaat en beeldverhouding:

Aanleverdatum:

Publicatiedatum:

Kanalen van de Creator:

Kanalen van Scents by Bowie:

Periode waarin een publicatie online blijft:

Aantal correctierondes:

Ruwe bestanden inbegrepen: ja/nee

Gebruiksrechten

Organisch gebruik: ja/nee

Website en webshop: ja/nee

Nieuwsbrief: ja/nee

Betaalde advertenties: ja/nee

Whitelisting of boosting: ja/nee

Externe verkoopplatformen: ja/nee

Gebruik door derden: ja/nee

Exclusief gebruik: ja/nee

Gebied:

Gebruiksperiode:

Toegestane bewerkingen:

Vergoeding

Geldelijke Vergoeding:

Inclusief of exclusief btw:

Productvergoeding:

Waarde productvergoeding:

Commissie of kortingscode:

Goedgekeurde onkosten:

Betaaltermijn:

Aanvullende afspraken

Concurrentiebeding of exclusiviteit:

Geheimhouding of embargo:

Aan te leveren statistieken:

Overige afspraken:

Door de Opdracht Schriftelijk te accepteren bevestigen Scents by Bowie en de Creator dat zij de Opdrachtbevestiging en de toepasselijke algemene voorwaarden hebben gelezen en aanvaard.

General Terms and Conditions for UGC Creators and Influencers

including payment terms

Version: 1 August 2026

1. Identity of Scents by Bowie

1.1. These General Terms and Conditions are used by:

Bowie Kuijpers, trading under the name Scents by Bowie
Legal form: sole proprietorship
Address: Zeeweg 37a
Postal code and city: 1271 VW Huizen
The Netherlands

Dutch Chamber of Commerce number: 86298828
Establishment number: 000052284166
VAT identification number: NL004223678B10
Website: www.scentsbybowie.com
Email: info@scentsbybowie.com

1.2. The trade names registered with the Dutch Chamber of Commerce are:

Bowie Interior Styling
Scents by Bowie
Scent by Bowie.

1.3. In these terms, the business is hereinafter referred to as “Scents by Bowie”.

2. Definitions

In these terms, the following definitions apply:

Creator: any natural person or legal entity that creates, edits, supplies or publishes content for Scents by Bowie. This includes, among others, UGC Creators, influencers, photographers, videographers and other content creators.

UGC Creator: a Creator who produces Content that may be used by Scents by Bowie on its own channels or in its own communications, without the Creator necessarily publishing that Content on their own social media channel.

Influencer: a Creator who, as part of a collaboration, publishes Content on one or more of their own social media channels.

Assignment: the specific collaboration between Scents by Bowie and the Creator.

Assignment Confirmation: the written agreements relating to an Assignment, for example by agreement, email, WhatsApp message or another electronic means of communication through which the agreed terms can be stored.

Content: all materials created or supplied as part of an Assignment, including videos, photographs, texts, audio recordings, voice-overs, designs, concepts, scripts, raw files and social media posts.

Brief: the instructions, wishes, product specifications and points of attention provided by Scents by Bowie for carrying out an Assignment.

Usage Rights: permission to use Content in the agreed ways, channels and locations and for an agreed period.

Compensation: the agreed consideration for the work performed and any Usage Rights granted. Compensation may consist of money, products, commission, a discount, another form of consideration or a combination thereof.

In Writing: recorded in a signed agreement, email, WhatsApp message or another electronic means of communication through which the content of the agreements can subsequently be reviewed.

3. Applicability

3.1. These terms apply to:

applications and registrations by Creators;
offers and proposals made by Scents by Bowie;
every Assignment between Scents by Bowie and a Creator;
the delivery, publication and use of Content;
all Compensation and payments relating to an Assignment.

3.2. By accepting an Assignment or commencing its performance, the Creator confirms that they have received, read and accepted these terms.

3.3. The provisions of the Assignment Confirmation prevail over these General Terms and Conditions where the two documents conflict.

3.4. Deviations from these terms are valid only if agreed In Writing.

3.5. Any general terms and conditions of the Creator do not apply unless Scents by Bowie has expressly accepted them In Writing.

3.6. If any provision proves to be wholly or partly invalid, the remaining provisions will remain in effect. The parties will replace the invalid provision with a valid provision that reflects the original purpose as closely as possible.

4. Application and selection

4.1. An application submitted through the website, by email or via social media constitutes only a request to be considered for a collaboration.

4.2. An application does not oblige Scents by Bowie to select the Creator, offer an Assignment or enter into a collaboration.

4.3. Scents by Bowie may reject an application without being required to disclose the reason.

4.4. The Creator warrants that all information provided during the application process is accurate, complete and up to date. This includes, among other things, personal data, reach, follower numbers, audience information, previous collaborations and examples of Content.

4.5. It is prohibited to present purchased, artificially generated or otherwise misleading followers, likes, comments, views or other statistics as authentic reach.

4.6. Examples and portfolio items submitted by the Creator may be viewed and assessed internally by Scents by Bowie. This does not grant Scents by Bowie the right to publish those examples commercially or use them for advertising purposes.

4.7. A Creator must be at least eighteen years old. Collaboration with a minor is possible only with the prior Written consent of their parent or legal guardian and provided that all applicable legal requirements are met.

5. Formation of an Assignment

5.1. An Assignment is formed as soon as:

Scents by Bowie and the Creator have confirmed the Assignment In Writing; or
the Creator begins performing the Assignment at the express request of Scents by Bowie.

5.2. The Assignment Confirmation may include agreements regarding, among other things:

the Content to be created and the number of files or publications;
the Brief, message and creative direction;
the products to which the Content relates;
the delivery date and any publication date;
file formats and technical requirements;
the number of revision rounds;
the Compensation and payment term;
products or other benefits received by the Creator;
the Usage Rights;
use for paid advertising;
whitelisting, boosting or use through the Creator’s account;
exclusivity and competing brands;
the period during which a publication must remain online;
the provision of statistics or campaign results;
the use of raw files.

5.3. Changes discussed orally become binding only after they have been confirmed In Writing.

5.4. The Creator may not have an Assignment performed wholly or partly by another person without prior Written consent.

6. Performance of the Assignment

6.1. The Creator performs the Assignment carefully, professionally and in accordance with the Brief.

6.2. Within the framework of the Brief, the Creator retains sufficient creative freedom to create Content that reflects their own style and audience.

6.3. Before commencing the Assignment, the Creator reviews the Brief and reports any uncertainties, missing information or impracticable elements to Scents by Bowie as soon as reasonably possible.

6.4. The Creator uses Scents by Bowie products in accordance with the supplied instructions for use and safety instructions.

6.5. The Creator must not make medical, health-related, environmental or other factual claims that have not been supplied by Scents by Bowie or approved In Writing in advance.

6.6. The Creator must not suggest properties, results, uses or experiences that are factually incorrect, exaggerated or misleading.

6.7. If the Creator expects to be unable to meet an agreed deadline, the Creator must immediately inform Scents by Bowie, stating the reason and proposing a realistic new delivery date.

6.8. A revised delivery date applies only if Scents by Bowie has agreed to it In Writing.

7. Delivery, review and revisions

7.1. The Content must be delivered in the manner and file format agreed in the Assignment Confirmation.

7.2. Unless otherwise agreed, one reasonable revision round is included in the Compensation.

7.3. A revision round may be used to address:

deviations from the Brief;
factual inaccuracies;
missing agreed elements;
incorrect product information;
technical errors;
necessary adjustments to comply with legislation, platform rules or advertising codes.

7.4. Complete changes of concept, additional filming days or changes that do not arise from the original Brief constitute additional work. The Creator may propose additional Compensation for such work in advance.

7.5. Scents by Bowie reviews the Content within a reasonable period and aims to provide approval or specific revision instructions no later than seven business days after complete delivery.

7.6. If Scents by Bowie does not respond within this period, the Creator may send a Written reminder. If no response is received within a further five business days, the Content will be deemed approved, unless there is an obvious error or a conflict with applicable law.

7.7. Approval may not be unreasonably withheld where the Content demonstrably complies with the agreed Brief.

7.8. If, after approval, the Content is found to contain a factual error, infringement of rights or legal violation attributable to the Creator, the Creator will make the necessary correction free of charge.

7.9. Changes requested after approval that arise solely from a new preference, new campaign or amended Brief from Scents by Bowie constitute additional work.

8. Publication by influencers

8.1. Where the Assignment requires the Creator to publish Content on their own channel, publication will take place on the agreed date and through the agreed account.

8.2. For every commercial collaboration, the Creator must immediately and clearly disclose that the Content constitutes advertising or a collaboration with Scents by Bowie.

8.3. The advertising disclosure must be immediately visible or audible when someone first encounters the Content. A consumer must not first have to click “show more”, expand a description or perform another action.

8.4. Depending on the collaboration, wording such as the following may be used:

“Advertisement”
“Paid partnership with Scents by Bowie”
“Collaboration with @scentsbybowie”
“Product gifted by Scents by Bowie”
“Gifted by Scents by Bowie”.

8.5. The Creator must also use the paid-partnership functionality made available by the relevant social media platform where required by the platform’s terms.

8.6. Merely mentioning a brand, discount code or general hashtag is insufficient where this does not immediately make the commercial relationship clear.

8.7. The collaboration must also be disclosed where the Creator receives only a free product, discount, invitation, commission or other benefit.

8.8. The Creator may express their own honest opinion. Scents by Bowie does not require a personal experience or review to be exclusively positive. Factual information about the product must, however, be accurate.

8.9. The Creator may not remove or modify a published communication during the agreed publication period unless:

Scents by Bowie gives permission;
removal is required by law or by the platform;
the Content proves to be unlawful; or
it can no longer reasonably be required of the Creator to keep the Content online.

8.10. Where no publication period has been agreed, an agreed feed post must remain online for at least six months. Temporary publications, such as Stories, must remain available for the normal technical duration offered by the platform.

8.11. Where this forms part of the Assignment, the Creator will provide accurate and unedited statistics after the campaign, such as reach, views, interactions, clicks and conversions.

8.12. Scents by Bowie may request that a publication be corrected, temporarily hidden or removed immediately where it conflicts with the law, the Brief, platform rules or these terms.

9. Content requirements

9.1. The Creator warrants that the Content has been lawfully created by or for the Creator and does not infringe any third-party rights.

9.2. The Creator must not use music, images, fonts, designs, texts, trademarks or other third-party materials without the required commercial permission.

9.3. Materials from stock libraries or social media platforms may be used only where the applicable licence permits the agreed commercial use by both the Creator and Scents by Bowie.

9.4. Where other identifiable persons appear in the Content, the Creator must obtain their permission for the agreed use in advance. Prior Written consent from a parent or legal guardian is required for minors.

9.5. Where necessary, the Creator is responsible for obtaining permission to film or photograph at a particular location.

9.6. Content must not:

be discriminatory, hateful, threatening or unnecessarily offensive;
contain pornographic or explicitly sexual content;
encourage dangerous or unlawful conduct;
contain misleading information;
infringe privacy, image rights or intellectual property rights;
prominently display competing brands without permission;
unreasonably damage the reputation of Scents by Bowie;
conflict with applicable advertising or consumer-protection rules.

9.7. The Creator will not modify Scents by Bowie products, packaging, logos or brand characteristics in a way that creates an inaccurate impression of the actual product.

10. Artificial intelligence and digital editing

10.1. The Creator may not use generative artificial intelligence for a substantial part of the Content without informing Scents by Bowie in advance and obtaining Written permission.

10.2. Normal technical post-production, such as colour correction, noise reduction, subtitles or lighting adjustments, is permitted provided that it does not create a misleading impression.

10.3. AI-generated or manipulated Content may not make a product appear more attractive, larger, more effective or otherwise different from how it actually is.

10.4. Where legislation, advertising codes or platform rules require an AI disclosure, the Creator must ensure that such disclosure is clear, understandable and immediately visible or audible.

10.5. Without separate Written permission, it is not permitted to:

create a digital copy of a person’s face, body, voice or personality;
use a virtual version of the Creator or another person;
alter existing images into a realistic event that did not actually take place;
use Content or data belonging to Scents by Bowie to train an AI model;
allow an AI system to reuse the Content for other brands or assignments.

11. Copyright and Usage Rights

11.1. Copyright in the Content remains with the Creator unless an assignment of copyright has been expressly agreed In Writing in the Assignment Confirmation.

11.2. The parties will agree for each Assignment which Usage Rights Scents by Bowie receives. This may include:

the period of use;
the countries or geographical territory;
the permitted websites and social media channels;
organic use;
paid advertising;
boosting and whitelisting;
use in newsletters;
use on sales platforms and marketplaces;
use in printed materials, shops, events or outdoor advertising;
the right to edit the Content;
the right to sublicense or allow third parties to use the Content;
exclusivity;
use of raw files.

11.3. Where the Assignment Confirmation does not contain separate Usage Rights, the Creator grants Scents by Bowie, following full payment, a non-exclusive worldwide right to use the Content for a period of twelve months for:

the Scents by Bowie website and webshop;
Scents by Bowie newsletters;
Scents by Bowie’s own organic social media channels.

11.4. The standard Usage Rights referred to in Article 11.3 do not include:

paid advertising;
sponsored or boosted posts;
whitelisting or advertising through the Creator’s account;
use on accounts belonging to other businesses;
television, cinema, radio or outdoor advertising;
use on external sales platforms or marketplaces;
transfer or sale of the Content to third parties;
exclusive use;
use for training artificial intelligence;
creation of digital replicas of the Creator.

11.5. Within the agreed Usage Rights, Scents by Bowie may make technical adjustments to the Content. These include cropping, resizing, adding subtitles, shortening, combining with brand elements and adapting Content to different aspect ratios.

11.6. Scents by Bowie will not edit the Content in a way that materially changes its message, makes it appear that the Creator made statements that were not made, or harms the Creator’s honour or reputation.

11.7. An exclusive licence or assignment of copyright is valid only where expressly agreed In Writing and where its scope is described with sufficient clarity.

11.8. Unless otherwise agreed, commercial Usage Rights commence only after Scents by Bowie has paid the full agreed Compensation.

11.9. Before payment, Scents by Bowie may internally review, assess and share concepts with employees or advisers involved in the Assignment.

11.10. The Creator may include the Content in their own portfolio after the campaign has publicly launched, unless an agreed embargo, confidentiality obligation or exclusivity arrangement applies.

11.11. All trademarks, logos, packaging designs, product names and other brand materials belonging to Scents by Bowie remain the property of Scents by Bowie or its licensors. The Creator may use them only for the agreed Assignment.

12. Image, name and voice

12.1. To the extent that the Creator is identifiable in the Content, the Creator consents to the use of their image, name, username, voice and performance within the agreed Usage Rights.

12.2. This consent applies only to the agreed channels, period, purposes and any agreed advertising.

12.3. Where other persons are identifiable in image or sound, the Creator warrants that those persons have also given permission for the agreed use.

12.4. Scents by Bowie will not use the Creator’s image or voice in a misleading, insulting, political, medical, sexual or otherwise sensitive context without separate permission.

12.5. Imitating, cloning or synthetically generating the Creator’s face, body or voice always requires separate and express Written permission.

13. Compensation

13.1. The form and amount of Compensation are agreed separately for each Assignment.

13.2. Compensation may consist of:

a fixed monetary amount;
one or more free products;
a monetary amount combined with products;
commission on sales;
a discount code or credit;
another agreed form of consideration.

13.3. The Assignment Confirmation will state as clearly as possible:

the amount to be paid;
whether the amount includes or excludes VAT;
which products will be supplied;
the retail value of those products;
whether Compensation for Usage Rights is included;
which additional costs will be reimbursed;
when payment will be made.

13.4. An application, introductory conversation or portfolio selection does not entitle the Creator to Compensation.

13.5. A trial Assignment is unpaid only where this has been expressly agreed in advance and Scents by Bowie does not commercially use the Content produced.

13.6. As soon as Scents by Bowie commercially publishes or uses Content produced as part of a trial Assignment, the parties must first agree appropriate Compensation and the corresponding Usage Rights.

13.7. Approved and fully completed work will be paid for even if Scents by Bowie subsequently decides not to publish the Content.

14. Invoicing and payment

14.1. A business Creator must provide a correct invoice containing all information required by law.

14.2. A Creator who does not operate a business or is not registered with the Dutch Chamber of Commerce may, where fiscally and administratively possible, submit a payment request or receipt containing the information requested by Scents by Bowie.

14.3. The payment term is stated in the Assignment Confirmation. Where no term has been agreed, Scents by Bowie will pay within thirty days after:

the Content has been approved or is deemed approved; and
a correct invoice, receipt or payment request has been received.

14.4. If an invoice or payment request is incorrect or incomplete, the payment term begins after the corrected information has been received.

14.5. Payment will be made in euros to the bank account provided by the Creator.

14.6. The Creator is responsible for providing correct payment details. Scents by Bowie is not liable for delays caused by incorrect or incomplete details.

14.7. Separate measurement, return and payout conditions for commissions, discount codes or affiliate compensation may be included in the Assignment Confirmation.

14.8. Cancelled, returned, fraudulent or unpaid orders do not count towards commission unless otherwise agreed.

15. Taxes and administration

15.1. The Creator is responsible for correctly declaring income and products received to the Dutch Tax and Customs Administration or another competent authority.

15.2. A free product, discount, credit or other reward may also form part of the Compensation for tax purposes.

15.3. Where the Creator is a VAT-registered entrepreneur, the Creator must correctly state the applicable VAT on the invoice.

15.4. Where the Creator uses a VAT exemption, the Dutch small businesses scheme or another tax arrangement, the Creator must state this correctly on the invoice or receipt where required.

15.5. Scents by Bowie may request information reasonably required for payment, administration, tax reporting or compliance with legal obligations.

15.6. Scents by Bowie does not provide personal tax advice. The Creator remains responsible for their own tax and administrative obligations.

16. Products and expenses

16.1. The Assignment Confirmation will state whether a supplied product:

forms part of the Compensation;
is a gift or sample;
is provided temporarily on loan; or
must be returned after the Assignment.

16.2. Where a product forms part of the Compensation or is provided as a gift, ownership passes to the Creator upon receipt unless otherwise agreed.

16.3. A product provided on loan remains the property of Scents by Bowie and must be handled with due care.

16.4. Travel, location, material and other additional costs will be reimbursed only where Scents by Bowie has approved them In Writing in advance.

16.5. The Creator must retain supporting documents for agreed expenses and provide them upon request.

16.6. Where a Creator fails to perform the Assignment without a valid reason after receiving a product, Scents by Bowie may require that:

the unused product be returned; or
the reasonable product value communicated in advance be repaid.

16.7. Article 16.6 does not apply where the Assignment cannot be performed due to a demonstrable force majeure event and the parties agree another reasonable solution.

17. Cancellation and termination

17.1. An Assignment may be terminated In Writing at any time by mutual agreement.

17.2. Where Scents by Bowie cancels the Assignment before the Creator has commenced the work, no Compensation is due. Approved expenses that cannot be recovered will, however, be reimbursed.

17.3. Where Scents by Bowie cancels the Assignment after the Creator has demonstrably commenced work, the Creator is entitled to:

reasonable and proportionate Compensation for the work completed and usable; and
reimbursement of previously approved, non-recoverable expenses.

The total Compensation will not exceed the Compensation originally agreed.

17.4. Where Scents by Bowie cancels after the Content has been fully delivered and approved, the full Compensation remains due.

17.5. Where the Creator cancels without a valid reason, the Creator must notify Scents by Bowie immediately. The parties will first attempt to agree a new delivery date or an appropriate replacement solution.

17.6. Scents by Bowie may terminate an Assignment immediately where the Creator:

knowingly provided incorrect information;
commits fraud or manipulates reach statistics;
repeatedly fails to comply with agreements;
publishes Content in violation of the law or these terms;
discloses confidential information;
infringes the rights of Scents by Bowie or third parties;
behaves in connection with the collaboration in such a way that continuation cannot reasonably be required.

17.7. Where a breach can still be remedied, Scents by Bowie will first give the Creator a reasonable opportunity to cure the breach. This is not required in cases of fraud, serious infringement of rights, a legal violation or another serious situation requiring immediate action.

17.8. Where the Assignment is terminated due to an attributable breach by the Creator, Scents by Bowie is not required to pay Compensation for work rendered unusable by that breach.

17.9. Usage Rights already granted in respect of correctly delivered and paid Content remain valid after termination for the agreed period.

18. Force majeure

18.1. A party is not liable for delay or non-performance where caused by circumstances reasonably beyond that party’s control.

18.2. Force majeure may include:

serious illness or accident;
death of a close relative;
fire, flooding or natural disaster;
prolonged internet or power failure;
outages or restrictions affecting social media platforms;
government measures;
transport issues preventing a necessary product from arriving on time.

18.3. The party affected by force majeure must inform the other party as soon as reasonably possible.

18.4. The parties will first consult regarding postponement, modified performance or an alternative solution.

18.5. Where performance remains impossible for more than thirty days, either party may terminate the Assignment. Work already correctly performed and approved expenses will be compensated proportionately.

19. Confidentiality

19.1. The Creator must keep non-public information concerning Scents by Bowie confidential.

19.2. Confidential information includes:

products or fragrances that have not yet been released;
concepts and campaign plans;
sales and pricing information;
discount promotions prior to their official announcement;
internal documents and correspondence;
personal data;
other information that is clearly non-public.

19.3. The Creator may not publish behind-the-scenes material, product information or campaign material before the agreed publication time.

19.4. Confidential information may be shared with an accountant, legal adviser or other professional adviser where necessary and provided that such person is also subject to a duty of confidentiality.

19.5. The confidentiality obligation continues after termination of the collaboration for as long as the information has not lawfully entered the public domain.

20. Independent status of the Creator

20.1. The Creator performs the Assignment as an independent contractor. The agreement is not intended to constitute an employment agreement.

20.2. Subject to the agreed Brief and deadlines, the Creator independently determines how, where and when the work is performed.

20.3. The Creator generally uses their own equipment and is responsible for their own business operations, insurance and administration.

20.4. The Creator is not authorised to enter into agreements, make commitments or assume obligations on behalf of Scents by Bowie.

20.5. An Assignment does not entitle the Creator to future Assignments, a minimum number of collaborations or a fixed income stream.

20.6. Exclusivity applies only to the specifically agreed brands, product categories and period.

21. Privacy and personal data

21.1. Scents by Bowie processes personal data relating to Creators for purposes including:

assessing applications;
communication regarding collaborations;
performing Assignments;
shipping products;
payment and administration;
compliance with legal obligations.

21.2. Scents by Bowie processes personal data in accordance with applicable privacy legislation and the privacy statement on its website.

21.3. Personal data may be shared for necessary business purposes with, for example, accountants, payment service providers, shipping providers, hosting providers or professional advisers.

21.4. Data will not be retained for longer than necessary for the purpose for which it was collected or to comply with a statutory retention obligation.

21.5. The Creator is responsible for the lawful processing of personal data relating to persons involved by the Creator in producing Content.

22. Liability

22.1. Each party is liable for direct loss resulting from an attributable breach or unlawful act by that party.

22.2. Neither party is liable for indirect loss, including consequential loss, lost revenue, lost profit, loss of reach, lost opportunities or reputational damage, unless such loss results from intent or deliberate recklessness.

22.3. The liability of Scents by Bowie is limited to the amount paid by its liability insurer in respect of the relevant event, plus the applicable deductible.

22.4. Where no insurance payment is made for any reason, the liability of Scents by Bowie is limited to the total monetary value of the relevant Assignment, subject to a maximum of €2,500 per event.

22.5. The limitations in this Article do not apply where liability cannot be excluded or limited under mandatory law, or where there is:

intent or deliberate recklessness;
death or personal injury;
an intentional infringement of intellectual property rights;
intentional misuse of personal data.

22.6. The Creator is responsible for third-party claims directly arising from:

materials used by the Creator without permission;
the absence of required image, model or location consent;
knowingly incorrect or misleading statements made by the Creator;
an attributable breach of these terms.

22.7. Scents by Bowie will inform the Creator as soon as reasonably possible of any claim relating to Content supplied by the Creator and will give the Creator a reasonable opportunity to respond.

23. Complaints and disputes

23.1. A complaint concerning the collaboration, Content, payment or performance of an Assignment must be reported as soon as reasonably possible and in sufficient detail by email to info@scentsbybowie.com.

23.2. The parties will first attempt to resolve a complaint amicably.

23.3. Submitting a complaint does not release either party from obligations unrelated to the complaint.

23.4. These terms and all Assignments are governed exclusively by Dutch law.

23.5. Disputes will be submitted to the court having jurisdiction under Dutch law.

23.6. Where the Creator must be regarded as a consumer under applicable law, all mandatory consumer rights and rules concerning competent jurisdiction remain fully applicable.

24. Amendments to the terms

24.1. Scents by Bowie may amend these General Terms and Conditions.

24.2. An existing Assignment remains subject to the version accepted when that Assignment was entered into, unless the parties agree In Writing that a new version will apply.

24.3. A new version applies to Assignments entered into after the effective date of that version.

24.4. The current version will be made available on the Scents by Bowie website.

Appendix 1 – information for the Assignment Confirmation

To avoid misunderstandings, Scents by Bowie and the Creator will record at least the following points for each Assignment:

Creator

Name:

Business name, if applicable:

Address:

Email address:

Social media account(s):

Dutch Chamber of Commerce number, if applicable:

VAT identification number, if applicable:

Assignment

Product or campaign:

Description of the Content:

Number of videos, photographs or publications:

File format and aspect ratio:

Delivery date:

Publication date:

Creator’s channels:

Scents by Bowie channels:

Period during which a publication must remain online:

Number of revision rounds:

Raw files included: yes/no

Usage Rights

Organic use: yes/no

Website and webshop: yes/no

Newsletter: yes/no

Paid advertising: yes/no

Whitelisting or boosting: yes/no

External sales platforms: yes/no

Use by third parties: yes/no

Exclusive use: yes/no

Territory:

Usage period:

Permitted edits:

Compensation

Monetary Compensation:

Including or excluding VAT:

Product Compensation:

Value of product Compensation:

Commission or discount code:

Approved expenses:

Payment term:

Additional agreements

Non-compete or exclusivity:

Confidentiality or embargo:

Statistics to be provided:

Other agreements:

By accepting the Assignment In Writing, Scents by Bowie and the Creator confirm that they have read and accepted the Assignment Confirmation and the applicable General Terms and Conditions.

“`

Past bovendien door de brievenbus, zodat je niet speciaal thuis hoeft te blijven.

Inhoudsopgave

Algemene- en betalingsvoorwaarden UGC-creators/influencers uitgelegd

Algemene- en betalingsvoorwaarden UGC-creators/influencers

Algemene- en betalingsvoorwaarden UGC-creators/influencers

Algemene voorwaarden voor UGC-creators en influencers

1. Identiteit van Scents by Bowie

2. Begripsbepalingen

3. Toepasselijkheid

4. Aanmelding en selectie

5. Totstandkoming van een Opdracht

6. Uitvoering van de Opdracht

7. Aanlevering, controle en correcties

8. Publicatie door influencers

9. Eisen aan de Content

10. Kunstmatige intelligentie en digitale bewerking

11. Auteursrechten en Gebruiksrechten

12. Portret, naam en stem

13. Vergoeding

14. Facturatie en betaling

15. Belastingen en administratie

16. Producten en onkosten

17. Annulering en beëindiging

18. Overmacht

19. Geheimhouding

20. Zelfstandigheid van de Creator

21. Privacy en persoonsgegevens

22. Aansprakelijkheid

23. Klachten en geschillen

24. Wijziging van de voorwaarden

Bijlage 1 – gegevens voor de Opdrachtbevestiging

Creator

Opdracht

Gebruiksrechten

Vergoeding

Aanvullende afspraken

General Terms and Conditions for UGC Creators and Influencers

1. Identity of Scents by Bowie

2. Definitions

3. Applicability

4. Application and selection

5. Formation of an Assignment

6. Performance of the Assignment

7. Delivery, review and revisions

8. Publication by influencers

9. Content requirements

10. Artificial intelligence and digital editing

11. Copyright and Usage Rights

12. Image, name and voice

13. Compensation

14. Invoicing and payment

15. Taxes and administration

16. Products and expenses

17. Cancellation and termination

18. Force majeure

19. Confidentiality

20. Independent status of the Creator

21. Privacy and personal data

22. Liability

23. Complaints and disputes

24. Amendments to the terms

Appendix 1 – information for the Assignment Confirmation

Creator

Assignment

Usage Rights

Compensation

Additional agreements

Het doel van de voorwaarden UGC-creators

Duidelijke afspraken vooraf

Afspraken voor beide partijen

De opdracht en briefing

De inhoud van de opdracht

Vragen over de briefing

Vergoeding en betalingsvoorwaarden

Verschillende soorten vergoedingen

Facturatie en betaalgegevens

Planning en communicatie

Start van de opdracht

Vertraging tijdig melden

Oplevering en correctierondes

De eerste versie aanleveren

Aanpassingen verwerken

Gebruiksrechten van foto’s en video’s